تعلم أهم استراتيجيات وتقنيات الوقت
مفهوم إدراة الوقت، وأهم الأدوت المستخدمة لاستغلال الوقت أفضل استغلال
كتبت: شيماء عبدالباقي
كيفية إدارة الوقت وتنظيمه مشكلة تواجه الكثير من الناس وربما تتعرض لها أنت بنفسك، فقد تتعجب لأولئك الناس الذين يقوموا بانجاز المهام المطلوبة منهم في الوقت المناسب، بل يوجد بعض الأشخاص الذين ينهون مهامهم قبل الموعد المحدد.
ويكمن السر عند هؤلاء الأشخاص لمعرفتهم كيفية إدارة الوقت واستغلاله أفضل استغلال، ومن خلال منصىة كوكب المعرفة سنقدم لك أهم الطرق والاستراتيجيات التي يمكنك اتباعها لتنظيم وقتك، فلنتابع معا.
ما هي إدارة وتنظيم الوقت
إدارة وتنظيم الوقت هي الطريقة التي يمكن من خلالها تنظيم وقتنا وتوزيعه على الأنشطة المقرر إنجازها، والتي يمكن من خلالها زيادة القدرة الإنتاجية، وتحقيق الأهداف المقرر إنجازها.
ومن الجدير بالذكر أن قدرتك على كيفية تنظيم الوقت وإدراته تعمل على تقليل اجهادك، وزيادة المعدل الوظيفي لك، ومن ثم الشعور بالرضا، ويجب أن تضع في اعتبارك أن الأشخاص الناجحون لم يولدوا وفي فمهم معلقة من ذهب، بل تعلموا مهارات وفنون كيفية إدارة الوقت وتنظيمه، وتحقيق أكبر كم من العمل في أقل وقت ممكن.
هذا بالإضافة إلى أن اهم ما يجب أن تجعله أما عينيك وعدم تجاهله هو أن زيادة الانتاجية ليست موهبة فطرية، بل هي مهارة مكتسبة يتم اكتسابها بتعلم مهارات استغلال الوقت وتنظيمه.
استراتيجيات إدارة الوقت
يوجد العديد من الاستيراتيجيات التي تمكنا من كيفية إدارة الوقت، والتي يمكن من خلال تطبيقها استغلال الوقت أفضل استغلال، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
قم بتنفيذ المهام الأكثر أهمية في الصباح الباكر
وتعتبر هذه الاستيراتيجية من أهم استيراتيجيات كيفية إدارة الوقت، ويرجع السبب في ذلك في أن الكثير من الناس يعتقد أن الساعات الاولى من بداية العمل هي الأكثر انتاجية.
ويوجد دراسة تثبت أن العقل يمكنه التركيز بسهولة في تنفيذ المهام في بداية استيقاظه من النوم، ويكون ذلك بسبب أن العقول عند بداية استيقاظها تكون أقل لاهدار طاقتها حول بقية المهام الواجب انجازها.
استخدم قاعدة 80-20
أو كما يطلق عليها مبدأ باريتو، وهو الخبير الاقتصادي الذي قام بوضع هذه النظرية، والتي تنص على أنه 80% من النتيجة بشكل عام، بينما 20% تأتي عن طريق مدخلاتها.
فعلى سبيل المثال إذا كنت صاحب شركة وتحتاج إلى جذب بعض العملاء، وتقوم بقضاء نصف ساعة من خلال البريد الالكتروني للتواصل مع العملاء والتي اكتسبت من خلالها أربع عملاء، وكنت تقضي العديد من المهام الأخرى للعمل من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والتي اكتسبت من خلالها عميل واحد.
فإنه من البديهي أن تقوم بتخصيص قضاء كل وقتك من خلال مراسلة العملاء من البريد الالكتروني لجذب عدد أكبر من العملاء.
اغتنم فرصة الاستفادة من الوقت الذهبي
معرفة الوقت الذي تكون فيه أكثر انتاجية سيساعدك على تحسين آلية عملك، ويمكنك التعرف على الوقت الذي تكون فيه أكثر انتاجية من خلال تقسيم يوم عملك إلى ثلاث أو 5 فترات، ومتابعة انتاجيتك لمدة أسبوع، وبناء عليها تحديد تلك الفترة.
أهم النصائح لكيفية إدارة الوقت وتنظيمه
يوجد مجموعة من النصائح التي يمكن من خلال اتباعها القدرة على تنظيم الوقت، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
ضع حدود زمنية لتنفيذ المهام المطلوبة
ووفقا لقانون باركنسون فإنه ( يتضخم العمل لكي يملأ الوقت المتاح انجازه)، فعلى سبيل المثال إن قمت بمنح أي مهمة ساعتين من الوقت لإنجازها فإن العمل سيكبر حتى يملأ الساعتين لإنهاء المهمة.
لذلك يجب عليك أن تعيد النظر في جدول أعمالك وتمنح المهام التي تحتاج إلى وقت طويل لتنفيذها وقت أكبر، إذا لاحظت أنك ما زالت تستغرق وقت أكبر من المحدد لانجاز المهام، فعليك القيام بتحديد آلية سير عملك، وإلغاء الأمور الصغيرة التي لا يمكنها تهدر الوقت والتي تكون غير مجدولة في جدول الاعمال مثل الغاء فترات الراحة التي لم يتم ادراجها في جدول الاعمال.
القيام بمراجعة حسابية للوقت
وهي واحدة من اهم الطرق التي تساعدك على كيفية إدارة الوقت، فالكثير من الناس يوجد لديهم لغبطة حول الأمور التي تقوم بتضييع الوقت وإهداره، وبين الأمور الفعلية التي تستهلك الوقت بالفعل، ويرجع السبب في ذلك في ضعف القدرات البشرية لهؤلاء في معرفة الوقت اللازم لأنجاز المهمة بشكل كامل.
فعلى سبيل المثال أنك محتاج للقيام بكتابة رسالة بريد الكتروني مكونة من 300 كلمة قد تستخف بالأمر وتعتقد أنه يحتاج إلى خمس دقائق فقط لانهائه، ولا تدرك أن التفاصيل الصغيرة تأخذ المزيد من الوقت.
ضع خطة عمل يومية
ويمكنك القيام بتنفيذ ذلك في بداية يوم العمل، وذلك من خلال كتابة المهام الواجب تنفيذها على مدار اليوم، ويجب أن تكون مهمتك تتميز بشكلها البسيط، حيث أن قيامك بعمل قائمة لتنفيذ المهام يوما بعد يوم يشعرك بالاحباط بسبب كثرة المهام الواجب تنفيذها.
أضف إلى قائمة مهامك قائمة الأعمال الانجازات
حيث أنه مهما قمت بعمل قائمة يومية لتنفيذ المهام ستواجهك مجموعة من الأعمال التي تحتاج إلى تنفيذها بشكل سريع والتي لم تكن موجودة بالجدول، لذلك يجب عليك وضع قائمة بالأعمال التي يتم إنجازها خلال اليوم والتي تكون غير مجدولة، حيث أن هذا الأمر سيجعلك تشعر بالرضا عن الانجازات التي حققتها على مدار اليوم.
أهم الأدوات التي تساعدك على كيفية إدارة الوقت
يوجد العديد من الادوات التي يمكن من خلالها إدارة الوقت وتنظيمه، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
أداة Timely
وهو واحد من أهم التطبيقات التي يمكن استخدامها لكيفية إدارة الوقت وتنظيمه، حيث أنه يقوم بمتتابعة الوقت بشكل مستمر لكل مشروع تقوم بالعمل عليه، هذا بالإضافة إلى أنه يمنحك تفاصيل حول يومك وكيفية كل دقيقة قضيتها على مدار اليوم.
أداة Todoist
وهي واحدة من أهم الأدوات التي تساعد على تنظيم الوقت وإدارته، فهي تعمل على جميع أجهزة الهاتف التي تعمل بنظام الأندرويد، ونظام الـ IOS ، فهو عبارة عن برنامج لتتبع قائمة الأعمال الواجب تنفيذها.
تم تصميم التطبيق بشكل بسيط ومميز، حيث أنه يوفر العديد من المميزات لتنظيم المهام وفقا لنوعها، هذا بالإضافة إلى انه يمكن عمل تذكيرية من أجل تسهيل العمل مع باقي فريقك.
ومن الجدير بالذكر انه لاحظ المطورين لهذا التطبيق مدى أهمية التطبيق بالنسبة لأولئك الأشخاص الذين يعملون في المنزل في تنظيم الوقت وإدارته، فعملوا على تطوير التطبيق بشكل حزم وملائمتها للأشخاص الذين يعملون فمناطق مختلفة ويتنقلون من مكان لآخر.
أداة loop
عند سؤال الكثير من الأشخاص حول العائق الأكبر الذي يجعل انتاجيتك أقل ما يمكن، أو تحقيق انتاجية أنت غير راضي عنها، معظم الناس يكون الجواب العادات السيئة، مثل أنهم لا يحصلون على القدر الكافي من النوم، أو عدم القدرة على ممارسة الرياضة، أو عدم القدرة على التركيز، وغيرها الكثير من الأسباب.
لذلك فإن تطبيق loop هو تطبيق يعمل على تتبع سلوكك، والذي تم تصميمه من أجل مساعدتك في التوقف عن الكثير من العادات السلبية، والبدء في اتباع روتين وسلوكيات صحية.
استخدام التطبيقات التي تعمل على حجب مسببات الالهاء
حيث يوجد العديد من التطبيقات التي تعمل على حجب الأشياء التي تتسبب في الهائك عن تنفيذ مهامك، ومن أهم هذه التطبيقات تطبيق freedom و self control .
كما يمكن تفعيل خاصية عدم الازعاج التي تتوفر في أجهزة الهواتف المحمولة، وكذلك أجهزة الكمبيوتر.
فيما سبق قدمنا لكم كل ما هو متعلق بكيفية إدارة الوقت، وكيف يمكنك تنظيمه واستغلاله في تنفيذ مهامك وأنشطتك المختلفة، هذا بالإضافة إلى ذكر بعض الأدوات التي تساعدك على تنظيمه.
عزيزي القارئ نرغب في مشاركتك لنا حول أهم الأدوات التي يمكن استخدامها لتنظيم الوقت وادارته بشكل صحيح.
[latest-selected-content limit=”5″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”3″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]
