أهم 7 مهارات لإدارة المشاريع والعمليات لكي تصبح مدير ناجح
التخطيط، توزيع الموارد، وإدارة المخاطر، والتغير، والفريق، والمشاكل، وإعداد الموازنة
كتبت: شيماء عبدالباقي
دائما نري أن رواد الأعمال يكافحوا من أجل إنجاز كافة المهام التي يتم توكيلها لهم خلال الساعات المحددة للعمل، ولكن ما يجب علينا إدراكه أن كثرة الانشغال لا تعني بالضرورة أن هذا المدير ناجح، حيث أنه في الوقت الذي يسعى فيه رواد الأعمال إلى انجاز المهام المحددة لهم في الوقت المحدد يعجز آخرون عن تنفيذها.
وصرح كريس بورتيوس في تقرير له تم نشره على احد المواقع الأمريكية السب في ذلك هو الافتقار إلى العقلية الصحيحة من أجل تنظيم المهام اليومية والتعامل معها بشكل صحيح، والحرص على تحقيق أقصى استفادة من الوقت، ومن خلال هذا المقال سوف نتحدث بالتفصيل عن مهارات إدارة المشاريع والعمليات.
سبع مهارات رئيسية لإدارة المشاريع والعمليات
يوجد الكثير من المهارات التي يجب أن تتوفر في المدير الناجح، لكي يكون قادر على إدارة المشاريع والعمليات، وفيما يلي سنذكرها:-
-
التخطيط
وتعتبر واحدة من أهم مهارات إدارة المشاريع والعمليات التي يجب أن يتقنها مديرين المشاريع، حيث يجب أن يكونوا قادرين على تنظيم مهامهم بصورة صحيحة، من أجل تحقيق النتيجة المطلوبة في الوقت المناسب، حيث يعتبر المشروع جزء أساسي من إدارة المشروع.
هذا بالإضافة إلى انه يجب على مدير المشروع أن يقوم بمراقبة آخر التطورات في المشروع إلى جانب التخطيط، كما انه يجب أن يقوم ببعض التعديلات في حالة أن الأمر احتاج ذلك للتأكد من أن كل شئ يسير وفقا للخطة التي تم تحديدها بشكل مسبق.
-
توزيع الموارد
وهي مهارة لا يمكن تجاهلها أو التنازل عنها في مدير المشروع الناجح، حيث أن توزيع الموارد يرتبط بشكل قوي بوثيقة التخطيط، وربما يبدو لبعض المدراء أن كل ما عليه في هذه الخطوة هو ان يقوم كتابة أسماء الموارد التي يحتاجها المشروع، إلى جانب بعض المهام في خطة المشروع.
ولكن في الحقيقة أن الأمر لا يقتصر على هذا الحد، حيث يوجد الكثير من الأمور التي يجب على المدير القيام بها، حيث يجب عليك البحث عن الأشخاص المناسبين والتحدث مع مديرهم من أجل التأكد من قدرتهم للقيام بالمهام التي يمكن أن يحتاجها العمل في الوقت المناسب.
في الوقت الذي تقوم فيه بمنح الأفراد المهام المطلوبة منهم فإن ذلك يتضمن تفويضهم من أجل القيام بها، أو احتمالية تدريبهم، أو تنظيم تدريب من أجلهم في حالة أنهم لم يمتلكوا هذه المهارات بالفعل.
هذا بالإضافة إلى أنه يجب أن يكون لديهم بعض المهارات التقنية من أجل تحديث التخطيط، والتأكد من أنه يوجد شخص ما يكون مطالب بتحقيق الكثير من المهام ومطالب بعمل أكثر من المهام التي يتم توكيلها لهم، هذا بالإضافة إلى تحقيق الكثير من توازن العمل وبشكل ملائم بحيث يتم تحقيق كل المهام بدون أي جهد من أحد.
من الجدير بالذكر أن كل هذه المهام تحتاج إلى مهارات عالية وممتازة، وذلك لكي يكون كل فرد في المشروع قادر على تحديد المهام المطلوبة منه تنفيذها، ولماذا.
إقرأ أيضا: أفكار مشاريع أونلاين يمكنك تكوين ثروة من خلالها
-
إدارة المخاطر
تهتبر واحدة من أهم مهارات إدارة المشاريع والعمليات، حيث أنه يمكن أن يتعرض أي مشروع للفشل، وأي مدير ناجح يكون متفهم ومدرك لذلك، لذلك يخططون له ويكون هناك أكثر من خطة بديلة حيث أن إدارة الأشياء التي لم يتوقع حدوثها بطريقة فعالة وهادئة تكون واحدة من أهم المهارات الآخرى التي يجب على مدير المشروع أن يمتلكها.
حيث أن جلوس المدير مع فريق العمل من أجل مناقشة كافة الأشياء التي يمكن أن تحدث وتخطئ فيها تعد ليست أفضل طريقة لقضاء وقت الظهيرة، ولكن يعتبر أمر ضروري إن كنت ترغب في أن تكون مستعد قد المستطاع لأي شئ يحدث في المشروع.
هذا بالإضافة إلى أنها تمكنك من معرفة المخاطر التي يمكن أن تواجه مشروعك، والذي بناء عليه تضع الخطط التي تجعلك تواجه هذه المخاطر بالشكل المناسب وتحديد مدى قدرة الشركة وفريق العمل تجاه إدارة هذه المخاطر، ولابد ان تتناسب التي تقوم بوضعها من أجل إدارة هذه المخاطر تتناسب مع الخطط الرئيسية التي تم وضعها من أجل إدارة المشروع.
-
إعداد الموازنة
مما لا ك فيه أن أي مشروع يحتاج إلى تكلفة رأس مال حتى إن كان يستهلك منك وقتك، لذلك يجب على مديرين المشاريع أن يقوموا بمراقبة النفقات الخاصة بهم والميزانية، والتي غالبا تكون بدون قوالب رسمية أو دعم من قسم المالية.
لذلك فهو يعتمد على التوقع والتنبؤ بهذه النفقات خاصة إذا كان المشروع يحتاج إلى وقت طويل من أجل التنفيذ، وذلك من خلال التأكد من أن الميزانية تكفي بما يمتد للسنة القادمة قليلا، لذلك عليك التأكد من أن ما تم تخصيصه والتأكد من أنه كافي من أجل تنفيذ دعم المشروع كما هو متوقع.
إقرأ أيضا: تعلم إدارة المشاريع ومراحل تطورها من الصفر
-
إدارة الفريق
وتعتبر واحدة من أهم مهارات إدارة المشاريع والعمليات، وفيها يجب أن يكون المدير الناجح قادر على أن يقوم بإدارة فريق كامل من الأشخاص المحتمل أن يكون لديهم الكثير من الخبرة للمشروع، والتي يكون فيها فريق العمل منتظر منك النصيحة من أجل كيفية إتمام المشروع.
ربما تبدو مهارات إدارة فريق العمل مبهمة بعض الشئ، ولكن في المجمل فإنها تشمل التدريب، والقيادة، والدافع، وإلهام الآخرين، ولكن ما يجب أخذه في الاعتبار أن تتأكد من أنهم يمتلكون ما يحتاجون إليه من أجل تنفيذ المهام المطلوبة منهم، سواء كانت مهارات، أو أموال أو أدوات، أو مجرد مكان من أجل إنجاز أعمالهم.
من الجدير بالذكر أنه يوجد الكثير من طرق الإدارة التي لا تختلف بين إدارة المشروع، وإدارة الفريق، هذا بالإضافة إلى أنه يجب عليك أن تتوقع كافة الأشياء التي تتعلق بمهارات العلاقات الشخصية، والتي تتعلق بالغياب نتيجة المرض، وكذلك إيلاغ المديرين التنفيذين بكل ما هو جديد، بالإضافة إلى أنه يمكن للمدير العام أن يشارك المدراء التنفيذيين كتابة تقرير نهاية العام.
-
إدارة التغيير
كما تستطيع أن تتوقع حدوث أي شئ لا يمكن توقع حدوثه أثناء تنفيذك للمشروع، فإن على المدير أن يتوقع أيضا أن هناك مجموعة من الأمور التي يمكن أن تتغير في المشروع، فعلى سبيل المثال يمكن أن يكون لدى أحد عملاء المشروع أوالمستثمرون فكرة أفضل من تلك التي تمتلكها.
أو ربما يكون لديهم الكثير من الأفكار التي لا تمتلكها ، أو أنك تجد فيما بعد أنه من المستحيل تنفيذ كل الأفكار التي قمت لها بالتخطيط بشكل مسبق بالضبط، وقد تحتاج إلى تغيير أسلوبك.
إدارة التغيير ليست من مهارات المشاريع والعمليات الصع إتقانها، وذلك لانها تعتمد بشكل أساسي على تسجيل وتقييم كل طلب من أجل التغيير، وكذلك التأكد من أنه يتم عرضه على شخص مسئول ون يتم قبول أو رفض التغير، لذلك اجعل فريق العمل الخاص بك يقوم بتحليل كامل من أجل تأثير التغيير على المشروع.
هذا بالإضافة إلى أنه يجب أن تكون قرارات الموافقة أو الرفض التي تتعلق بالتغير واضحة، هذا بالإضافة إلى أنه يجب عليك أن تكون قادر بكل سهولة على رؤية ما إذا كان هذا التغير سوف يستهلك الكثير من الأموال أو الوقت أم لا، بعد ذلك يستطيع الممول أن يوقم باتخاذ القرار الخاص بالتغير وهل يستحق التنفيذ أم لا.
-
إدارة المشكلة
من أهم مهارات إدارة المشاريع والعمليات التي يجب أن يمتلكها المدير الناجح هو كيفية التعامل مع المشكلة التي يمكن أن تواجه المشروع، وذلك بطريقة يمكن أن تقلل من الاضطرابات التي تسمح لخطة العمل بأن يمكن أن يتم تنفيذها بأقل ضرر ممكن.
لذلك عليك بالفعل التعرف على خطة العمل قبل البدء في تنفيذها ومعرفة أي مشكلة يمكن أن تواجهك في تنفيذ المشروع وكتابتها في سجل المخاطر، وما يجب القيام به من أجل حلها.
وفي حالة إن لم تقم بتسجيلها فيجب عليك أيضا التعامل معها بشكل سريع وبالطريقة المعترف بها، حيث أنه يوجد الكثير من الشركات التي لديها بالفعل خطة عملية من أجل حل المشاكل وإدارتها، ولكن في حالة أنك لا ترغب في الانضمام إلى مثل هذه الشركات فهنا يجب عليك تسجيل المشكلة، وكتابة حلهها.
إقرأ أيضا: لماذا تفشل أغلب المشاريع فى البداية ؟ الدراسات العلمية تجيب
أهمية مهارات إدارة المشاريع والعمليات
مما لا شك فيه أنه يوجد أهمية لإدارة المشاريع والعمليات، لذلك فإن امتلاك هذه المهارات يعتبر ضرورة لا غني عنها من أجل إدارة المشاريع بشكل سليم، خاصة أنها لا تقتصر على تخصص معين أو مجال معين، حيث أنها تعد بمثابة منهجية يجب اتباعها من أجل أداء أي نشاط، أو عمل، حيث أنه أي أعمال أو أنشطة يجب إدارتها بشكل ناجح وفعالية لكي تكون ناجحة.
هذا بالإضافة إلى أن تعلم مهارات إدارة المشاريع والعمليات والتي تتعلق بكيفية تنظيم هذه العمليات، وتوزيعها وجدولتها زمنيا، والرقابة على الكثير من العمليات والآلات والمعدات، وتنظيم كافة العلاقات بين العاملين في المشروعات تساهم بشكل كبير في زيادة الإنتاجية، وسلامة المخرجات النهائية، ومطابقتها للمواصفات وسير العمل بكل سهولة ومرونة دون حدوث أي خلاف أو تأخيرات قد تؤدي إلى حدوث زيادة في التكلفة الإجمالية للمشروع.
عزيزي القارئ بذلك نكون وصلنا إلى ختام مقالنا حول أهم مهارات إدارة المشاريع والعمليات التي يجب أن يمتلكها أي مدير ناجح، والتي منها إدارة الضغوط، وإدراة المشاكل، والتخطيط، وتوزيع الموارد، وإدارة الفريق، بالإضافة إلى ذكر أهمية مهارات إدارة المشاريع والعمليات.
عزيزي القارئ بعد أن قرأت المقال هل تعرفت على ما هي أهم المهارات التي تتوافر في شخصيتك لكي تكون مدير ناجح؟
إنضم لكوكب المعرفة مجتمع التعلم الحديث
