مفهوم إدارة المشاريع، ومراحلها، وأهدافها
كتبت: شيماء عبدالباقي
في الآونة الأخيرة أصبحت مهنة إدارة المشاريع واحدة من أهم المهن المتميزة والتي يستطيع الكثير من الناس النجاح فيها، وتعتبر واحدة من أهم الوظائف المطلوبة في سوق العمل ومازال يحتاج المزيد منها.
وفي كوكب المعرفة سوف نقدم لكم تغطية كاملة حول هذا الموضوع، من حيث ذكر مفهوم ادارة المشاريع، وأهم مراحلها، واهدافها، فلنتابع سويا.
مفهوم ادارة المشاريع
يطلق مفهوم ادارة المشاريع على عمليات التخطيط والتنظيم والموارد للشركات، وذلك بغرض نقل واجب معين أو مهمة معينة نحو الطريق الصحيح للإنجاز، ويمكن أن تقوم باستخدام هذه العمليات لأكثر من إدارة مشروع واحد، أو تقوم باستخدامها لأكثر من مرة في الانشطة المستمرة.
وتشمل الموارد التي توجد في الشركات كلا من المدراء، والشئون المالية، والموظفين، والتكنولوجيا، والملكية الفكرية.
وفي الآونة الأخيرة أصبح من الممكن استخدام إدارة المشاريع في الكثير من المجالات الجديدة، والتي منها الرعاية الصحية، وتكنولوجيا المعلومات، ومن الجدير بالذكر أن العاملين في إدارة المشاريع يسعون من أجل الحصول على هذه الوظائف، وذلك بسبب أهميتها في سير حركة العمل، وتحديد الأهداف لهذه المشاريع، ومدى فائدتها للشركة.
هذا بالإضافة إلى أنها تقوم بوضع خطط كاملة وواسعة من أجل توجيه الأفراد بالشكل الصحيح، وتطبيق هذه الخطط على
أرض الواقع، والسعي لانهائها في الوقت الذي تم تحديده، فمنذ بداية المشروع والوصول إلى نهايته يكون هناك خطة زمنية مدروسة يجب اتباعها وانهاء المشروع حسب الوقت الذي تم تحديده في الخطة.
ولابد أن يتم وضع الخطة بطريقة متميزة، وذلك من أجل التنقل بعد ذلك إلى الرسومات والمخططات التي تساهم بشكل كبير في تسهيل العمل وزيادة فرصة في النجاح.
ما هي مراحل إدارة المشاريع
تعتبر إدارة المشاريع واحدة من الأمور الصعبة نوعا ما، وذلك بسبب التفاصيل التي يمكن أن تؤثر على نجاحها، والتي من أهمها الموارد المطلوبة، ورأي العملاء الذي يتغير بشكل مستمر، هذا بالإضافة إلى الميزانية المتاحة في الشركة، لذلك فإنه يتم تقسيم ادارة المشاريع وذلك من أجل تقليل الضغط وزيادة فرص النجاح، وفيما يلي سنذكر هذه المراحل:-
المرحلة الأولى بداية المشروع
وفي هذه المرحلة يتم تحويل الأفكار إلى أهداف يمكن السعي والعمل على تحقيقها، وفي هذه المرحلة تقوم الشركة بعمل دراسة جدوى حول المشروع الذي ترغب أن تبدأ فيه، والاتفاق على وثيقة المشروع، والتي تعتبر أمر في غاية الأهمية حيث يحتوي على الكثير من التفاصيل الخاصة به، مثل الأهداف، والميزانية، وتحديد مدير المشروع، والجدول الزمني وغيرها من التفاصيل.
المرحلة الثانية تخطيط المشروع
وتعتبر هذه المرحلة أكثر مرحلة من مراحل المشروع تستغرق الوقت، وذلك في حالة أن الشركة لم تقم باستخدام التقنيات الحديثة التي تمكنها من تحويل الأفكار إلى رسومات ومخططات يمكن تحويلها على أرض الواقع.
هذا بالإضافة إلى أنه يتم العمل على المهام الأساسية للمشروع وتحديد جدول زمني بشكل تفصيلي لانجاز هذه المهام، وكذلك انشاء خطة اتصال، وفي الغالب يتم استخدام طريقة معينة في الاتصال يمكن التعارف عليها من أجل تحديد الأهداف بطريقة فعالة، وتعرف هذه الطريقة بالطريقة الذكية.
المرحلة الثالثة تنفيذ المشروع
تعتبر مرحلة التنفيذ هي المكان الذي يقوم فيه فريق العمل بتنفيذ العمل بشكل فعلي على أرض الواقع، وهنا يجب على مدير العمل التأكد من أن بيئة العمل فعالة ومراقبة بشكل مستمر، هذا بالإضافة إلى اشعار العاملين باهتمام المدير بهم، ومن أهم المهام التي تقع على عاتق مدير المشروع أنه يحرص على الحفاظ على التعاون الموجود بين أفراد فريق العمل وأصحاب المصلحة، حيث أن هذا الأمر يضمن سير حركة العمل بسلاسة ودون وقوع أي مشاكل.
المرحلة الرابعة مراقبة المشروع والتحكم به
ومن الجدير بالذكر أنه يمكن اعتبار هذه المرحلة والمرحلة الثانية مرحلة واحدة، وذلك لأنه يتم العمل بهما في نفس الوقت وليس بشكل تدريجي، حيث أن مرحلة المراقبة والتحكم في المشروع تكون في نفس الوقت الذي يتم فيه تنفيذه.
وذلك لكي يتم ضمان زيادة فرص نجاح المشروع، والقدرة على تحقيق الأهداف التي تم التخطيط لها في الوقت الذي تم تحديده، وبالشكل المناسب.
المرحلة الخامسة اغلاق المشروع
وتعتبر هذه المرحلة هي آخر مرحلة من مراحل المشروع، والتي تشير إلى نهايته ومن ثم تسليمه بالوقت الذي تم تحديده بشكل مسبق، ويتم في هذه المرحلة انهاء كافة الاجراءات الورقية والعقود التي تتعلق بانهاء المشروع.
ومن الجدير بالذكر أنه في أغلب الأوقات يتم عقد اجتماع من أجل قياس مدى النجاح والانجاز الذي تم تحقيقه، هذا بالإضافة إلى دراسة الاخفاقات التي حدثت أثناء المشروع ومعرفة أسبابها، وذلك من أجل تجنب وقوعها في المشاريع القادمة.
أهداف إدارة المشاريع
تقوم الكثير من الشركات التي يكون لديها نية لبدء مشروع ما بأخذ بعض وجهات النظر، وطرح الكثير من الأسئلة التي تساهم في فهم الأهداف التي ترغب الشركة في تحقيقها، والتي يتم تحديدها بشكل واضح قبل البدء في المشروع، وفيما يلي سنذكر أهم أهداف إدارة المشاريع:-
- تسعى هذه الإدارة دائما وأبدا إلى تحقيق الفائدة إلى الشركة، والسعي إلى تطوير النتائج التي يمكن تحقيقها من المشروع.
- تعمل على تنمية المهارات المطلوبة، وذلك من أجل القيام بالمهام التي تم تحديدها وبالطريقة المطلوبة.
- العمل على تطوير الاجراءات المناسبة وتنفيذها.
- تساهم هذه الادارة في تحقيق التعاون والتواصل بشكل مستمر بين الأفراد.
- السعي لتحقيق أهداف المشروع التي تم تحديدها في الوقت الذي يتم تحديده أو قبل ذلك، وأن تكون على مستوى عالي من الجودة.
- تقوم هذه الإدارة باستخدام الموارد الخاصة بالشركة والتي تساهم في تحقيق أهداف المشروع، وذلك دون افراط في استخدامها أو سرقتها.
- تقوم بتلبية طلبات واحتياجات العملاء.
وظائف مكاتب إدارة المشاريع
يمكن لمكتب إدارة المشاريع أن يقوم بتوفير العديد من الوظائف المختلفة لأي شركة، وفيما يلي سنذكرها:-
إدارة المشاريع
يوجد الكثير من الشركات تقوم بالاحتفاط بمدير المشروع داخل المكتب بعد انهائه لمشروعه، أو أنها تقوم بتعميم مدراء مشاريع من إدارة أخرى مختلفة، أو تقوم بالتعاقد مع مدراء عمل جدد، أو يمكنها تكوين مزيج من الثلاث أنواع من مدراء العمل.
مركز التميز
يمكن لمكتب المشاريع أن يقوم بالحفاظ على السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة المشاريع في الشركة، هذا بالإضافة إلى أنه يقوم بالحفاظ على قواعد البيانات التاريخية، والقيام بالحفاظ على أفضل الممارسات، والعمل على توفير الخبرة المتخصصة والتدريب عند الحاجة إليها.
إدارة المحافظ
يقوم مكتب الادارة بالاشراف على مديرين المشروع بشكل فعلي، ويرصد حركة المشروع بشكل مستمر،هذا بالإضافة إلى أنه يقوم بتحديد أولويات المشاريع، وذلك بناء على أساس القيمة للشركة، هذا بالإضافة إلى الحفاظ على مخزون المشاريع.
كما أن إدارة المحافظ تقوم على الموازنة بين نوع المشاريع وعددها، وذلك من أجل تحقيق أكبر عائد على مجموعة المشاريع باكملها.
الدعم الوظيفي
يعمل مكتب المشاريع على المحافظة على الخبرة في إدارة المشاريع وذلك من أجل دعمها، ويعتبر التقدير وجدولة المشاريع، وتحليل تكلفة المشروع من أهم الأمثلة على الدعم الوظيفي.
فريق عمل المشروع
إن تزويد المشروع بالمهارات المناسبة وفي الوقت المناسب والمكان المناسب تعد مسؤلية مهمة لفريق إدارة المشروع، وفي أغلب الأحيان يحتوي المشروع على نوعين من الأعضاء هما المديرين الوظيفين، ومديرين العمليات.
حيث يركز المديرون الوظيفيون وفريق العمل على التكنولوجيا التي يتم استخدامها في المشروع، فعلى سيبل المثال في مشروع البناء سوف يشمل المدراء الوظيفيون مدير الهندسة ومشرفين البناء.
أما النوع الثاني من الأعضاء فهم مديرين عمليات المشروع، وسيشمل فريق التحكم مديرين العمليات الذين لديهم خبرة في التقدير، والتخطيط، والجدولة وتتبع التكاليف، هذا بالإضافة إلى أن مدير المشروع لابد أن يكون لديه خبرة عملية وتطبيقية من أجل تخطيط وتنفيذ المشروع الناجح.
وبسبب أن المشاريع مؤقتة فإنه تكون خطة التوظيف الخاصة بالمشروع تعكس الأهداف طويلة المدى وذلك لأعضاء الفريق المهرة واللازمة للمشروع، والالتزام بتحقيق هذه الأهداف على المدى القصير التي تعكس طبيعة المشروع.
ومن الجدير بالذكر أنه في الكثير من الأحيان يتم التفاوض على تواريخ البدء والانتهاء الدقيقة لأعضاء فريق العمل من أجل تلبية احتياجات الأفراد والمشروع بالشكل المرضي وعلى اكمل وجه.
ويتم تحديد خطة التوظيف في مراحل المشروع المختلفة، ومن الجدير بالذكر أن التوظيف لمشروع معقد يحتاج إلى تخطيط تفصيلي من أجل الحصول على المهارات المناسبة في المكان والوقت المناسب.
وغالبا يكون فريق إدارة المشروع الأساسي مخصص منذ بداية المشروع وحتى نهايته، وسيشمل على مدير المشروع، وفريق إدارة المشتريات للمشروع.
من خلال ما سبق قدمنا لكم كل ما هو متعلق بإدارة المشاريع، وذلك من خلال ذكر مفهومها، وأهم مراحلها، وأهم أهدافها.
[latest-selected-content limit=”5″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”3″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]
