دليلك الشامل لأساسيات إدارة المشروعات
مفهوم إدارة المشروعات، ومراحلها، وأهميتها في حياتنا اليومية والعملية
كتبت: شيماء عبدالباقي
إدارة المشروعات هي واحدة من المهارات الفنية التي يجب على كل إنسان أن يتقنها، وذلك لانها لا تقتصر على استخدامها في عالم البيزنس فقط، بل تشمل نواحي أخرى في حياتنا اليومية.
إدارة الوقت مثلا من أهم الأمور التي نتعلمها من إدارة المشروعات، وكيف يمكننا استغلاله لتقديم اكبر انتاجية ممكنة، هذا بالإضافة إلى أنها تجعلنا أكثر تواصل وتعمق مع الآخرين.
ومن خلال هذا المقال سنتحدث بشئ من التفصيل عن أساسيات إدارة المشروعات، وأهميتها في الحياة العملية واليومية، فلنتابع سويا.
مفهوم إدارة المشروعات
قبل أن نذكر ما هو مفهو إدارة المشروعات لابد وأن نعرف ما هو المشروع، والمشروع هو عبارة عن جهد مؤقت يتم القيام به مرة واحدة، وله عدة متطلبات معرفة، وجهد محدد.
ولابد من معرفة ان المشروع يختلف تماما عن العملية.
فمثلا يعتبر إنشاء تطبيق موبايل لشركة ما هو مشروع، ولكن القيام بالتحديث المستمر والصيانة الدورية لهذا التطبيق هي عملية.
ومما سبق يتضح أن للمشروع مجموعة من الخصائص تتمثل في الآتي:-
- يقوم على هدف محدد.
- يوجد له مجموعة من المهمات والنشاطات المحددة.
- له مدة محددة ينتهي خلالها.
- يقدم المشروع منتج أو خدمة او معلومة مميزة.
- ينطبق على المشروع نموذج القيود والتي تتمثل في الجودة والمجال والزمن والتكلفة.
مما سبق نستنتج أن إدارة المشاريع هي عبارة عن عملية تحقيق والانتهاء من المشاريع وذلك عن طريق تطبيق وتنفيذ الاستيراتيجيات والممارسات والموارد المطلوبة والأدوات، وذلك بما يتوافق مع نتائج المشروع، هذا بالإضافة إلى الموارد الزمنية، والبشرية، والمادية المتاحة.
المراحل الخمس لأساسيات إدارة المشروعات
يوجد مجموعة من المراحل لأساسيات إدارة المشروعات وفيما يلي سنذكرها بالتفصيل:-
مرحلة بدء المشروع أو Start-Up
وهذه المرحلة تعتبر أهم مراحل أساسيات إدارة المشروعات.
ويرجع السبب في ذلك في أنه في هذه المرحلة تقوم بالتعريف عن البيزنس أو المشروع الخاص بك، هذا بالإضافة إلى انه تقوم بعمل تحليل لهذا البيزنس الذي قمت بتحديده مثل تحليل swot
وفي هذه المرحلة تقوم برسم الصورة العامة للمشروع الذذي قررت البدء فيه، ولابد من أن تكون على دراية كاملة أن هذه المرحلة وما يحدث فيها يسؤثر بشكل كبير وتام على باقي المراحل في المشروع.
وفي مرحلة البدء لأساسيات إدراة المشاريع يتم عمل دارسة جدوى للمشروع، وكذلك تحديد المجال الذي سيتخصص فيه المشروع، كما أنه يتم تحديد الجهات التي ستحقق استفادة منه.
وهذه المرحلة تكون محيرة بعض الشئ بالنسبة لمدير المشروع، وذلك لأنه يكون محتاج إلى تحديد التسليمات بشكل مبدئي الخاصة بالمشروع، هذا بالإضافة إلى أنه يحتاج فيها إلى وضع الملامح الخاصة بالخطة قبل وضعها بشكل رسمي والتفكير بها.
هذا بالإضافة إلى كل ما سبق ذكره فإن مدير المشروع يحتاج إلى تجهيز مخطط للمشروع، هذا المخطط به رؤية وأهداف المشروع.
ومن الجدير بالذكر أن هذه المرحلة تكون بها الكثير من التوثيقات، والتي يأتي على رأسها المشروع وكل الامور المتعلقة به، واكبر تحدي في هذه المرحلة تكوين فريق العمل، حيث لابد مكن اختيار أفضل العامليين، والذين يمتلكوا المهارات المناسبة لمجال المشروع.
مرحلة تخطيط المشروع
وهي من المراحل الصعبة في مراحل أساسيات إدارة المشاريع، وذلك بسبب أنها تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد من مدير المشروع من أجل اتمامها.
وفي هذه المرحلة يقوم مدير المشروع بتقسيم المشروع إلى أدوار صغيرة ومهام محددة، بالإضافة إلى وضع خطة زمنية، ثم يقوم بعد ذلك بتوزيعها على الأفراد العاملين بالمشروع.
وبالطبع فإن هذه الخطوة تكون أكثر تعقيدا في المشاريع الضخمة، ولكن لحسن الحظ أنه يوجد العديد من الاستيراتيجيات التي تسهل الأمر، هذا بالإضافة إلى وجود الكثير من البرمجيات التي تنفذ ذلك.
ويقوم مدير المشروع في هذه المرحلة بعدة أمور مختلفة منها تحديد الموارد التي يحتاجها المشروع وكذلك الأمور المادية التي سيحتاجها، هذا بالإضافة إلى توقع المخاطر التي يمكن أن يتعرض لها المشروع وتحليلها، وتعتبر هذه النقطة واحدة من أهم أساسيات إدارة المشاريع.
وتتمثل مهارة مدير المشروع في توقع المخاطر بأن يسبقها بخطوة، أي بمعنى قبل أن تحدث فيستطيع تفاديها أو الحد من مخاطرها.
ومن الجدير بالذكر أن هذه المرحلة تكون مليئة بوضع الخطط المختلفة سواء كانت هذه الخطط كلية، أو مالية، أو خطة المخاطر، أو حتى خطط التوصيل، ومن ثم يقوم المدير بتوزيع المهام على الموظفين.
مرحلة تنفيذ المشروع
بعد مرحلة البدء والتخطيط، وبعد ان قمت بوضع خطة شاملة وتوزيع المهام على فريق العمل تأتي مرحلة التنفيذ، وهذه المرحلة هي واحدة من المراحل الحرجة في حياة المشروع، وذلك لأن لمحاولة مدير المشروع أن يجعل الأمور تمشي وفق خطة السير التي تم وضعها من قبل، او قد يلجأ إلى إعادة بناء الخطة في حالة التعرض لبعض المستجدات.
وفي هذه الفترة يقوم مدير المشروع بعدة مهام هي:-
- يقوم بالتواصل بينه وبين أعضاء فريق العمل، وبين أعضاء العمل وبعضهم البعض.
- شرح كل ما يحتاج إليه فريق العمل في تنفيذ مهامه بالإضافة إلى المتابعة المستمرة، وتقديم الارشاد والمتابعة المستمرة,
- الحرص على استخدام جميع الموارد المتاحة للمشروع، وذلك لكي يتم الانتهاء من تنفيذ المشروع في أسرع وقت ممكن.
- المراقبة الدائمة لخطة سير العمل، ومحاولة منع حدوث أي مشكلة.
ومن الجدير بالذكر أنه في هذه المرحلة تظهر مهارات قائد العمل مثل مهارة التواصل الفعال، ومهارات القيادة.
مرحلة المراقبة والتحكم
في هذه المرحلة يتأكد المدير من أن الأمور تسير بكل سلاسة وأنه لا يوجد عقبات، وذلك من خلال أن تسليمات المشروع تنتهي وفق الفترة الزمنية التي تم تحديدها، وأنها ذات جودة عالية.
وفي هذه المرحلة يتم كتابة التقارير الخاصة بمراحل تطور المشروع، والانتهاء من معالم المشروع واحدة تلو الأخرى.
ومن الأمور المهمة لهذه المرحلة أنه فيها يتم جمع العديد من البيانات، والتي يتم استخدامها في اتخاذ القرارات أو من خلال تعديل الخطة حسب الحاجة.
مرحلة الانتهاء أو التحليل والتقييم النهائي
وتعتبر هذه المرحلة هي نهاية سعيدة لكل مدير مشروع، ويرجع السبب في ذلك في أنه يرى مجهوداته قد ترجمت وتحولت إلى حقيقة على أرض الواقع لا يمكن انكارها أو تجاهلها.
وفي هذه المرحلة يتم الانتهاء من المشروع بشكل كلي، ولكن لا يعني ذلك أن دور المدير قد انتهى، حيث يوجد العديد من الأمور التي يجب على مدير المشروع القيام بها قبل أن تنتهي وظيفته في المشروع.
ومن اهم هذه الأمور تحليل الكفاءة والأداء للمشروع، وذلك من خلال تحليل الكفاءة الخاصة بالمشروع، وكذلك كفاءة فريق العمل، وكذلك تنفيذ المهام بالشكل المطلوب.
واخر شئ ستقوم به أنت كمدير مشروع وقبل أن تنتهي وظيفتك هو كتابة التقرير بشكل نهائي، والذي يحتوي على جميع النجاحات والثغرات التي واجهها المشروع أثناء تأسيسه، هذا بالإضافة إلى الدروس التي تم الاستفادة منها وتعلمها، ومن الاقتراحات التي يمكن تنفيذها في المستقبل.
أهمية إدارة المشروعات
يوجد مجموعة من النقاط تزضح لنا أهمية إدارة المشاريع، وفيما يلي سنذكرها:-
تحسين التواصل الداخلي بين الأطراف المختلفين للمشروع
تعمل إدارة المشاريع على جعل جميع أطراف العمل على نفس الصفحة وبالقرب من بعضهم البعض، وذلك من أجل تحقيق الأهداف الخاصة بالمشروع، وذلك من خلال تنفيذ كل عضو من فريق للمهام المطلوبة منه، حيث ان هذه الممارسات تقوي مدى العلاقة بين أعضاء فريق العمل، وتزيد من المصداقية بينهم والشفافية.
الاستخدام الأمثل للمصادر
من المعروف أنه يوجد جزء كبير من إدارة المشاريع في مرحلة التخطيط، وهذا الامر يجعل فريق العمل يقوم بالاستغلال الأمثل للموارد البشرية، ومن ثم البقاء على الميزانية التي تم تحديدها للمشروع، بالإضافة إلى مواعيد التسليم.
اتخاذ قرارات أفضل
تعمل إدارة المشاريع على الفهم بعمق لطبيعة المشروع والأهداف التي يسعى لتحقيقها، وهذه الأمور توفر الكثير من المعلومات التي يمكن استغلالها واستخدامها بفعالية في اتخاذ القرات التي تعتمد على البيانات.
التعلم من الأخطاء وتكرار النجاحات
من أهم المميوات لإدارة المشاريع أنها تعتبر وسيلة فعالة وسهلة من للتعلم لأي شئ قد تم التعرض له في الماضي أثناء تأسيس المشروع، هذا بالإضافة إلى أنه من خلالها يمكن نقل الخبرات والتجارب إلى الآخرين للاستفادة منها وتفادي الأخطاء التي حدثت.
معرفة المخاطر
تعتبر معرفة المخاطر حتى التي يتم استبعادها واحدة من النقاط المهمة لأهمية إدارة المشاريع، ويرجع السبب في ذلك أن التخطيط الجيد المسبق يسمح لك بقراءة الموقف بشكل واضح وصحيح، ومن ثم يجعلك أن تأخذ الاحترازات اللازمة لتصدي الموقف، ذلك لان إدارة المشاريع تتيح لنا توقع ما لا يمكن توقعه.
مما سبق نستنتج أن إدارة المشروعات تمكنك من التخطيط بشكل جيد للمشاريع، ومن ثم الحصول على أفضل الأفكار للمشاريع الجيدة.
فيما سبق قدمنا لكم كل ما هو متعلق بأساسيات إدارة المشروعات ، وذلك من خلال ذكر مفهومها، وكذلك المراحل التي تمر بها، وأهميتها في حياتنا العملية واليومية.
[latest-selected-content limit=”5″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”3″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]
