خمسة أسرار لبناء فريق عمل قوي

خمس أسرار لبناء فريق عمل قوي
كتبت: مريم العربي
ملخص كتاب ” كيف تشكل فريق عمل ”

---

لا يمكن أن يبدأ نجاح فريق العمل بالنتائج ، وإنما ببناء فريق فاعل متعاون يستطيع الإيفاء بوعوده . فإذا كنت رئيس قسم ، أو مدير مشروع أو العضو الأول في فريق عمل قيد الإنشاء ، أو الراعي له ، فإن هذا الدليل صمم خصيصا لك لمساعدتك في فهم العوامل الخمسة الحاسمة لبناء فريق عمل قوى ، وكيف تستخدم هذه العوامل لعمل فريق ناجح .

ما المقصود بكلمة ((فريق)) ؟

الفريق هو مجموعة يكون جميع اعضائها مسؤولين مسؤولية جماعية عن تحقيق أهداف هذا الفريق .. يمكن تمييز فريق العمل بمميزات خمس وهي:

• يعتمد كل أعضاء الفريق بعضهم على بعض من اجل انجاز مهمه معقدة .

• امتلاك اعضاء الفريق مجموعة مهارات مختلفة ولكن متكاملة فالميزه الفاصلة لفريق العمل هي أن اعضاءه يجمعون مهارات مختلفه “وفي العادة ايضا مفاهيم وخلفيات مختلفة” تماما مثل فريق كرة البيسبول الفاعل ، حيث يحتاج الفريق الي لاعب يجيد ضرب الكرة ، واخر يجري التقاطها ، كذلك فريق العمل يحتاج الي تضافر قدرلت مختلفة ليكون رائعا .

• ادارة الفريق لعملة بنفسه ضمن حدود تضعها المؤسسة بحيث يتحمل كل اعضاء الفريق مسؤولية تنفيذ مهمته أمام فرد محدد أو هيئة ادارية ، ففرق العمل الفاعلة تمتلك نطاقا واسعا من حرية الاختيار في كيفية القيام بالعمل او المهمة المحددة .

• تحكم الفريق بالعمليات الداخلية فيه لإدارة التواصل ، وحل النزاعات والمشكلات ، وصنع القرارات ، والوصول إلى أهدافه . فالفريق ليس ملزما دائما بنفس السياسات والممارسات التي تعمل وفقها المؤسسة ككل ، فتحديد العمليات العامة هو من المهام الأولى للفريق المشكل حديثا .

• كون فرق العمل محددة وثابتة على المدى الطويل فبعض الفرق تشكل وتحل لأمر يدوم لبضعة أشهر فقط ، والبعض الآخر يستمر لسنوات ، في جميع الحالات يؤثر استقرار العضوية في فريق العمل على أدائه .

• فاعلية فريق العمل ليست أمرا حتميا ، فكثيرا ما تفشل فرق العمل في تحقيق أهداف تنفيذية ، وقد تكون النتائج قاسية وطويلة الأمد ، فأن ما يفعله القائد ، أو ما قد يفشل في فعله ، قبل تشكيل الفريق ، أو في أثناء تشكيله له أثر واضح على مصير الفريق . فالقائد يستطيع أن يقضي على المشكلات التي تحدق بالفريق من خلال النظر مسبقا في تركيبته وهدفه ، والموارد التي يحتاجها ، والعقبات التي يمكن أن يواجهها . ومن أولى الخطوات التي ينبغي اتخاذها من أجل زيادة فاعلية فريق العمل هي بالتركيز على كيفية تشكيله .

كيف تشكل فريق عمل ؟

ضع اتجاها واضحا للفريق

إذا ابتعد فريق العمل عن مساره ، فهذا يعني في الغالب أن لدى أعضائه أفكار مختلفة عن مهمته ، وعما ينتظر منهم إنجازه فان الاحساس الجماعى بالهدف يوحد اعضاء الفريق ، ويوجد بيئة يفهمون من خلالها كيف يعمل الفريق ، وكيف تلعب مساهمة كل واحد منهم دورا فيه. اشحن هدف فريقك ليتحول الي تحدٍ قوى ملهم لا ينسى في هذا المجال .
يمكنك وضع هدف لفريقك من خلال الإجابة على هذه الأسئلة :

من الذي قرر تشكيل الفريق ؟
ولماذا صدر هذا القرار ؟
من له الحق بالاستفادة من نتائج فريقك ؟
ماذا يْننظر من الفريق؟
ما هي طبيعة العمل الذي كْلف به الفريق ؟
ماذا يحاول الفريق ان يحقق؟
لماذا لم يْعد هذا الأمر مهما ؟

احصل على دعم إدارة المؤسسة

عندما يفشل فريق ما في تحقيق أهدافه يبدأ أعضاء الفريق في إلقاء اللوم على النزاعات والمشادات الداخلية ولكن دائما ما تكمن الأسباب الحقيقة للفشل خارجه اي في النظام المحيط بالفريق الموجود اصلا لدعمه لذا عليك ان تبذل جهودا خاصة لتضمن ان مؤسستك ستدعم فريقك بالدرجة الكافية ، بالرعاية ، وبالتمييز الدقيق لمسؤولية كل عضو في الفريق ، وبالسلطة ، وبتزويد الفريق بالتغذية الراجعة عن أدائه ، وبنظام مكافآت موجه للفريق ، قد يكون فريق العمل مكلفًا لكن فشله بسبب عدم حصوله على الموارد اللازمة أشد تكلفة وتذكر ان انتاج الفريق يزداد عندما يكون قادراً على العمل في مؤسسة تزوده بالموارد التي تدعم وجوده .

اضمن وجود راع لفريقك
يقطع وجود رعايه مؤسسية شوطا كبيرا في نجاح الفريق فإن هذا سيجعل فريقك قادرا على تحصيل الموارد والدعم المؤسسي الذي يحتاجه لكي ينجح

حدد الخطوط العريضة للمسؤوليات
غالبا ما يأخذ العمل ضمن الفريق الاشخاص بعيدا عن مهماتهم الاصلية ، مما قد يوقعهم في صراعات ومشاكل قد تسبب خللأً في ولاء أعضاء الفريق ، لذا عليك عندما تقوم بتشكيل فريقك وضح و تفاوض مع الاعضاء المحتملين ومع مدرائهم حول نوع الالتزام الزمني المطلوب وتأكد من موافقتهم عليه ، خطط جيدأ وبحذر
واياك ان يكون تقديرك للوقت الذي يلزم كل فرد للعمل في الفريق اقل من الواقع .

حدد السلطة
اذا لم يكن لدى فريقك السلطة في صنع القرارات فإن فرص نجاحه ستكون محدودة ، حدد نوع السلطة التي يحتاجها أعضاء الفريق واين يكونوا قادرين على ممارستها .

كافئ الفريق على أدائه
بدون وجود نظام مكافآت موجه للفريق قد يرفض الموظفون الانضمام الي فريق العمل ،
فعندما تحضّر لإعداد فريق ، عليك ان تحضر المكافآت للفريق على ما سينجز من أعمال ..
المال أحد تلك المكافآت لكن التعويض المالي ليس كل شئ .. فهنالك طرق أخرى كالترقية والتشجيع والاحتفال او السفر.

اجعل بنية الفريق مصدر قوة لأعضائه

يتطلب بناء فريق العمل تكوين بنية تساعد على الاستفادة القصوى من موارده ، يعد تكوين تلك البنية احد أشد الجوانب تحديا في تشكيل الفريق
وهذا يتطلب منك اولا تحديد الأقسام الوظيفية للفريق ، وتعيين أدوار الأعضاء ومسؤولية كل منهم.

حدد كفاءات عمل الفريق
ان الكفاءات هي المعرفة والمهارات التى يمتلكها الأفراد التى تمكنهم من النجاح في دور معين ،
ويتطلب منك في تشكيل فريق فاعل ان تحدد ما هي المعرفة والخبرات اللازمة لشغل أدوار الفريق ،
تتضمن تلك الكفاءات المهارات التقنية والمعرفة بالمحتوى والعلاقات التداخلية بين الاشخاص .

معظم فرق العمل تحتاج الي :

• مهارات تحليلية

• مهارات استماع

• قدرة على التفكير الإستراتيجي .

• قدرة لوجستية .

• مهارات في حل النزاع

• العناية بالتفاصيل

• مهارات في تحديد المشكلات وحلها

• الإبداع

• قدرات التلخيص والتسهيل

• ذكاء تنظيمي

اجعل الكفاءات تلاءم الادوار
لا يمتلك كل الناس الكفاءات اللازمة التى يحتاجها فريقك ولا حتى كل المهارات المطلوبه لكل دور من أدوار الفريق ،
فالأعضاء حتما لهم مواهب ومهارات مختلفه ، وهذا التنوع والاختلاف ضروري لتحقيق التوازن .

حدد حجم الفريق
ان عدد أعضاء الفريق الذي تختاره يعتمد على المهارات والأدوار اللازمة لنجاحه ، فكلما ازداد الهدف تعقيدا كلما احتاج فريقك إلى المزيد من الأدوار والكفاءات ،
وبالمقابل قد يكون عدد أعضاء الفريق كبيرا حينئذ قد يقل عندهم الاحساس بالمسؤولية عن نتائج الفريق.

حدد ما دور قائد فريق العمل
إن دور قائد فريق العمل هو دور أساسي يجب أن يحدد باکرا منذ بداية عملية تشكيل الفريق ،
ليس لكل فريق قائد ولكن لكل فريق مسؤوليات قيادية ، كالدعوة إلى اجتماع الفريق ، والتكليف بالعمل ، ومراقبة أداء الأفراد والفريق ، وترأس المناقشات ، وتسهيل عملية صنع القرار .
فحين تخطط للكيفية التي سيعالج بها الفريق هذه المسؤوليات القيادية ، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية :

هل سيعين قائد الفريق ، أم سيكون بلا قائد ؟
هل ستكون قيادة الفريق بالتناوب ؟
هل ستكون مسؤوليات القيادة موزعة على أعضاء الفريق وكيف سيكون هذا التوزيع ؟
ماهي القرارات التي يتخذها القائد بدون تدخل الأعضاء ؟
ماهي القرارات التي يتخذها القائد بناء على معطيات الأفراد ؟
ماهي القرارات التي سيوكل القائد أمر اتخاذها إلى أعضاء الفريق ؟

ضع ثبات الفريق في الحسبان
من الطرق التي تضمن لك تركيز الفريق في مهماته وقدرته على متابعة جدول أعماله هي أن تختار له أعضاء يستمرون معك ما دام الفريق موجودا ،
لأنه عندما ينسحب أحد أعضاء الفريق يجب عليك أن تضع أحدا مكانه ، وهذا سيؤثر على أداء الفريق حتى يندمج العضو الجديد.

حدد العلاقات الاساسية

عندما تقوم بتشكيل فريقك لا تنس انه بالإضافة إلي اختيار الأعضاء بحرص ستحتاج الي مساهمين مهمين من داخل المؤسسة وخارجها ،
يجب عليك ان توضح لفريقك ضرورة بناء علاقات متينة مع أناس مهمين من خارج الفريق والحفاظ عليها .

وتبدأ تنمية العلاقات الأساسية بالانتباه الي الكيفية التى تقدم بها فريقك أمام الإدارة والكيفية التى تبين فيها المعايير المتبعه في اختيار أعضاءه .
فقبل أن يجتمع فريقك لأول مره عليك ان تعلن أمام الإدارة بكل وسائل الاتصال المعروفه ويجب أن يذكر الاعلان بكل وضوح ” الغاية من إنشاء الفريق وتوقعات الإدارة المنتظرة منه وأسماء أعضاءه والمدة الزمنية المحددة للعمل ان امكن”

راقب العوامل الخارجية

هناك العديد من العوامل الخارجية التي تؤثر بشكل كبير على فريقك داخل المؤسسة وخارجها ، إذا أخذت هذه العوامل في اعتبارك أثناء تشكيل الفريق ستكون قادرا على تصميم نموذج فريق لا يتفاعل من التغييرات فحسب بل يكون أيضا على وعي دائم بها

فيما يلي بعض الأسئلة التي ستساعدك في تشكيل فريق دائم الوعي بكل العوامل الخارجية التي قد تؤثر في أدائه بل ويستطيع بناء استراتيجيات للتعامل معها وكيفية الاستفادة من التغييرات

ماهي الضغوط التي ستؤثر على تشكيل الفريق وتطويره في السنوات الخمس المقبلة ؟
إلى اي حد يستأثر فريقك تأثرا مباشرا بتغيرات السوق؟
ما هي أنواع التكنولوجيا المستمره في التقدم التي ستغير عمل الفريق وتطويره في السنوات الخمس المقبلة؟
الي اي حد سيتأثر فريقك بالتغيرات التكنولوجية؟
هل ستحتاج مؤسستك الي وضع برنامج مهارات أساسية يجب أن يحملها جميع فرق العمل بشكل عام ؟
من هم المنافسون الخمس الأوائل بالنسبة لك؟ وماذا يعملون؟ وهل يوجد احتمالا ممكنه بأن يسببوا المشكلات؟
من هم الأشخاص او فرق العمل الذين يعتمد عليهم الفريق خارج حدود مؤسستك من أجل المعلومات او الدعم ، ولأي درجه؟
هل تؤثر العولمة على أهداف الفريق وعملياته؟

تذكر ان فريق العمل لا يتشكل من تلقاء نفسه ، فلكي تشكل فريقا إمكانية نجاحه عالية ، عليك أن تعطي المبادئ الخمسة الواردة في هذا الدليل عناية خاصة .
ارسم لفريقك اتجاه واضحا ، وابحث عن الدعم المؤسسي ، واجعل بنية الفريق مصدر دعم لأعضائه وأهدافه ،
ونظم العلاقات الأساسية التي يحتاجها الفريق داخل المؤسسة وخارجها ، وتأكد من وضع خطة لمراقبة العوامل الخارجية

وسلاما على من يعلمون الى اين يتجهون ♥♥

[latest-selected-content limit=”10″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”11″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]