التفويض الاداري، مفهومه، وأهميته، وكيف يمكن تطبيقه
كتبت: شيماء عبدالباقي
لا يستطيع أي مدير لأي مؤسسة أن يقوم بتنفيذ جميع المهام المطلوبة منه وتحقيقها على اكمل وجه دون الاستعانة بالآخرين، لذلك فإنه يحتاج إلى مهمة التفويض الاداري، ويتم ذلك من خلال التفويض لأحد الأشخاص الذين يرى فيهم الالتزام وتحمل المسؤلية.
ومن الجدير بالذكر أن التفويض الإداري لا يعني التخلي عن المسؤلية بالنسبة للمدير بل هو أيضا مسؤول عن النتائج المترتبة على هذا التفويض، ومن خلال الأسطر التالية سوف نتحدث بالتفصيل عن هذا الموضوع، فلنتابع سويا.
مفهوم التفويض الإدراي
المقصود بهذا المصطلح هو أن تقوم بتفويض أحد المرؤوسين في العمل لديك للقيام ببعض المهام التي تقوم بها أنت، وذلك من أجل تحقيق نتائج فعالة وتخفيف أعباء العمل عليك.
عناصر التفويض الاداري
يوجد العديد من العناصر للتفويض الاداري، وفيما يلي سنذكرها:-
الصلاحية
الصلاحية في المؤسسات أو الشركات تعرف على أنها منح السلطة في استغلال موارد الشركة وتوزيعها من أجل تحقيق أهدافها، وتحقيق أعلى نسبة ربح.
لذلك فإنه من المهم أن تقوم بتوضيح صلاحيات كل فرد من المرؤوسين، وذلك حتى يعلم كل شخص حدود صلاحياته وأن يقوم باستغلالها دون أن يسئ استخدامها.
ومن الجدير بالذكر أن ملخص مفهوم الصلاحية هو اعطاء الأوامر للآخرين من أجل تحقيق أهداف معينة، بينما تمتلك الإدارة العليا للشركة الصلاحية الأكبر.
المسؤولية
والمقصود بها هي الواجب أو المهام التي تقع على المرؤوس والمطلوب منه تنفيذها على اكمل وجه، ويجب أن يكون الشخص على قدر المسؤولية التي تم توكيلها إليه، فلايحاول أن يبحث عن أعذار أو مبررات.
ومن الجدير بالذكر أنه يجب منح الشخص المسؤول الصلاحيات الكافية والتي تمكنه من تنفيذ مهامه بالشكل المطلوب منه، والاشاده به والثناء عليه عند قيامه بالمهام المطلوبة منه، وفي حالة عدم تحمل المسؤلية فإنه مسئول بشكل كامل عن ذلك.
المساءلة
والمقصود بها تقديم تفسيرات من الموظفين عن السبب في وجود اختلاف بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع.
ومن الجدير بالذكر أن المساءلة لا تفوض، فعلى سبيل المثال في حالة أن أ تم تكليفه بمهام معينة، وتم منحه الصلاحيات الكافية من أجل تنفيذ هذه المهمة، ثم قام أ بتوكيل ب لتنفيذ هذه المهمة، فإن تكليف أ لـ ب لتنفيذ المهم لا يمنع مساءلة أ.
أنواع التفويض الإداري
يوجد الكثير من أنواع التفويض الإداري، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
التفويض الإداري من الأعلى إلى الأسفل
والمقصود به قيام الروؤساء بتفويض بعض مهام العمل إلى المرؤوسين.
التفويض من الأسفل إلى الأعلى
وهذا النوع من أنواع التفويض يقوم بتولية المجموعات الغير رسمية وذلك وفقا للهيكلية الإدارية في الشركة، وقد تكون العلاقة قوية بين أفراد هذه المجموعات، لذلك فإنه يجب على المدراء استغلال هذه العلاقة، وذلك من خلال تحفيز المواطنين بصفتهم جزء من هذه المجموعة.
هذا بالإضافة إلى أن قدرة العميل على اقناع الموظفين بانهم جزء ال يتجزأ من المجموعة وان حاجاتهم تتفق مع حاجات الشركة سيكون دافع يحفزهم على العمل بالمعايير المطلوبة.
التفويض الجانبي
ويكون ذلك في حالة أن المدارء قاموا بتفويض بعض الصلاحيات إلى المرؤوسين لتنفيذ بعض المهام، ثم قام المرؤوسين باسناد هذه المهام إلى موظفين في نفس المستوى ولكن في وحدات أخرى في المؤسسة، فإن ذلك يعرف بالتفويض الجانبي.
فعلى سبيل المثال قد يقوم المدير العام للمبيعات لقسم المبيعات بطلب من مدير المبيعات بتقديم جميع المعطيات التي تتعلق بالمبيعات وكذلك الأفراد خلال شهر معين.
ثم يقوم بعد ذلك مدير المبيعات بطلب المساعدة من مدير الأفراد، والمدير المالي، وهم مدراء في نفس ذات المستوى من أقسام أخرى، وربما تجتمع كل الفئات المتناظرة من الأقسام المختلفة في تنفيذ المهمة كفريق واحد.
التفويض الفعال
يحتاج التفويض الفعال إلى طرفين هما رئيس مستعد لتفويض مرؤوسيه واعطائهم الحرية الكاملة من اجل تحقيق المهام الموكله إليهم، والطرف الثاني مرؤوس مستعد لتحمل المسؤلية التي يتم توكيلها له، والعمل على حل المشاكل التي تواجهه، والتعلم من خلال التجريب والخطأ.
ويوجد بعض المعيقات التي تتمثل في معيقات نفسية والتي يمكن العمل على تقليلها من خلال تحسين العلاقة وتوطيدها بين المدراء والمرؤوسين، وقد تم وضع بعض القواعد من اجل مساعدة المدراء على تحقيق تفاهم أفضل مع المرؤوسين، ومن ثم فإنه يتم التفويض بشكل فعال.
وفيما يلي سنذكر أهم هذه القواعد:-
بالنسبة للمرؤوس
يتم اختيار المرؤوسين بما يتناسب مع طبيعة المهام التي يتم اسنادها إليه، هذا بالإضافة إلى تقديم المساعدة إليهم من خلال التوجيهات والمعلومات المفيدة، والحفاظ على خطوط التواصل المفتوحة.
ومن الجدير بالذكر أنه يجب على المدير ألا يشعر بالاستياء نتيجة أخطاء المرؤوسين، والتخلص من الخوف والاحباط، والسماح لمرؤوسيك بالتعلم من أخطائهم.
هذا بالإضافة إل أنه يجب أن تقوم بتوضيح الصورة بشكل كامل بالنسبة لمرؤوسيك، وذلك لكي يتفهموا طبيعة وأهمية العمل الذي يقوموا بتنفيذه.
ومن الجدير بالذكر أنه يجب عليك كمدير منح من ترأسهم في العمل الصلاحية الكاملة التي تساعدهم على تنفيذ مهامهم على اكمل وجه، واحرص على أن تكافئ موظفيك عند تنفيذهم المهام المطلوبة منهم، وذلك لكي يكونوا على استعداد لتحمل المسؤليات الجديدة، فالجهد لكي يستمر يحتاج إلى تشجيع بشكل مستمر.
ثقافة الشركة
لابد على المدير أن يتبع في شركته سياسة خلق جو من الثقة والاستعداد للمخاطر، كما انه يحاول أن يستخدم النقد البناء من اجل تنمية مهارات المرؤوسين، هذا بالإضافة إلى الحرص على توثيق جميع عمليات التفويض بشكل رسمي.
توزيع الصلاحيات
لابد وأن تحرص على توزيع الصلاحيات بشكل سليم، والمساواة بين الصلاحيات والمسؤليات، حيث أن الصلاحية المفرطة ربما يساء استخدامها، والصلاحية المحدودة قد تشعر المرؤوس بالاحباط.
أنظمة الرقابة
يمكنك عزيزي المدير أن تمنع أسلوب إساءة استخدام الصلاحية من خلال اتباعك لنظام الرقابة، والتي يمكنك فيها وضع مجموعة من المقاييس والمعايير التي يمكن من خلالها أن يقيم المرؤوس أدائه.
ومن الجدير بالذكر انه قد يبدوا أن التفويض الإداري أمر سهل وبسيط، ولكن في الحقيقة أن القدرة على تحقيق التفاوض الفعال تمثل الفرق بين الهواة والمحترفين في مجال الإدارة.
حيث أن التفويض يحتاج إلى أنه يجب أخذ جميع العوامل في الحسبان التي لها صلة بالموضوع، والتي تتمثل في معرفة نوع المشكلة وحجمها، وصعوبتها، والتكلفة التي تحتاجها من حيث التفويض لحلها، هذا بالإضافة إلى الثقافة التي تتبعها الشركة، وكذلك سمات المرؤوسين.
ولابد أن يكون المرؤوس مستعد على بذل الكثير من الجهود من أجل تحقيق المهام المطلوبة منه، وفي المقابل يجب على المدير منح المرؤوس الحرية المطلوبة.
الصفات الشخصية للمفوض الفعال
قام كلا من كونتر وأدونيل بوضع قائمة بالصفات الشخصية التي يجب أن يتسم بها المفوض الفعال، وفيما يلي سنذكرها:-
- يمنح الآخرين فرصة من أجل التعبير عن أفكارهم.
- يسمح للمرؤوسين لديه بأن يتخذوا بعض القرارات من تلقاء أنفسهم وبشكل مستقل.
- من أهم مهارات المفوض الفعال أنه يجب أن يتحلى بالصبر وألا يتصيد اخطاء مرؤوسيه، ويقدم لهم النصيحة.
- يعزز من ثقة المرؤوس بنفسه، ويثق به.
- يكون على قدر واعي من معرفة كيف يمكنه استعمال الرقابة بحكمة.
مهارات التفويض الفعال
لكي يكون التفويض فعال وبشكل سليم، لابد من اتباع مجموعة من الخطوات:-
التخطيط الجيد
يجب على المدير أن يقوم بتحديد الأهداف التي يرغب في تحقيقها بشكل مسبق، بالإضافة إلى تحديد جميع الأنشطة التي يجب القيام بها من اجل تحقيق هذه الأهداف، ولابد أن يتم ذلك قبل تفويض صلاحية الأهداف.
وعلى الجانب الآخر لابد من توضيح العمل وتوزيعه، وذلك بحيث يكون كل مرؤوس متفهم لطبيعة العمل الواجب عليه القيام به، هذا بالإضافة إلى تحقيق النتائج المتوقع تحقيقها منهم.
الموازنة بين الصلاحيات والمسؤوليات
لابد من العمل والحرص على المحافظة في الموزانة بين المسؤولية والصلاحيات، حيث أنه وجود مسؤلية بدون صلاحيات كافية تجعل المرؤوس غير قادر على القيام بعمله بشكل جيد، ومن الناحية الاخرى منح المرؤوس صلاحيات دون ان يكون لديه مسؤوليات يجب عليه تنفيذها فإنه يجعله عديم المسؤولية.
الحرص على تجنب التبعية المزدوجة
لابد أن يكون المرؤوس مسئول أمام مدرائه على تنفيذ العمل، ولكن في حالة أن المسئول كان يعمل لصالح مديرين مختلفين فغنه من البديهي سيشعر بالارتباك، والتضارب.
تحديد حدود الصلاحيات بوضوح
تحديد صلاحية كل مرؤوس بعينه لمدى صلاحياته سيجعله متفهم لحدود هذه الصلاحيات وعدم تجاوزها، كما ان تحديد هذه الصلاحيات يمنح كل مروؤوس المبادرة، ويمنحهم حرية العمل ضمن الحدود التي تم توضيحها.
التواصل الحر بين الرئيس والمرؤوس
التواصل مع المدير بشكل دقيق يساهم في التواصل الجيد مع المرؤوس وتوضيح المهام المطلوبة منه، كما يساعد المرؤوس على طلب تحديد المهام المطلوبة منه بشكل اكثر توضيح وتحديد، كما يجب على المرؤوسين تقديم المعلومات إلى المدراء في الوقت المناسب.
تطوير أساليب رقابية ملائمة
تقوم الشركات القوية بتطوير أساليب الرقابة بالشكل الملائم، والتي تمكنها من متابعة أي انحراف قد يحدث من أي مرؤوس في وقت باكر وقبل تفاقم المشكلة.
أهمية التفويض الاداري
يوجد العديد من النقاط التي توضح أهمية التفويض، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
- القدرة على تلبية خطط العمل دون ان يحدث تأخير أو تسويف، وذلك بسبب القدرة على القفز فيما يسمى بمظاهر البيروقراطية.
- يعمل التفويض على تعزيز روح العمل الجماعي وتقويتها في بيئة العمل.
- يساهم في تفادي التركيز على ان السلطة والشمولية في أيد المدير فقط، ويرجع السبب في ذلك في انها التفويض يكون نتيجة عدم قدرة المدير على متابعة جميع الأمور بالشكل الدقيق والكافي.
- التفويض يساهم في اكتشاف المفوض لمهارتت نفسه، ومنحه ثقته بنفسه، والعمل على تطوير نفسه.
فيما سبق قدمنا لكم كل ما هو متعلق بتعلم أسرار التفويض الإداري، وذلك من خلال ذكر مفهوم التفويض، واهم أنواعه، وأهم مهارات التفويض الفعال، وأخيرا أهميته.
نود أن تشاركنا بأفكارك بصدد هذا الموضوع.
[latest-selected-content limit=”5″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”3″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]
