ماهي خطوات اعداد الهيكل التنظيمي للشركة، وماهي انواعه؟
كتبت:-شيماء الضوي
الهيكل التنظيمي للشركة من الأشياء الأساسية لقيام أي شركة ناجحة.
وهو النظام الذي يساعد في تفصيل القواعد والأدوار والمسؤوليات المعينة لقيادة المهمة والرؤية ويتيح وجود هيكل تنظيمي للشركات أن تظل فعالة ومركزة كما يحدد الهيكل الناجح الوصف الوظيفي لكل موظف ومدى ملاءمته للمؤسسة.
ويحدد أيضا كيفية تدفق المعلومات بين مختلف المستويات.
وكذلك يمكن تعريف الهيكل التنظيمي على أنه بمثابة خريطة مرئية لأكثر من شخص يتحمل كل منهم مسؤوليات مختلفة أي أن الهيكل التنظيمي يوضح كيفية تفويض أنشطة معينة لتحقيق هدف المنظمة وكلما زاد عدد الموظفين الذين يتمتعون بالسلطة كلما ارتفعوا في الهيكل التنظيمي.
وسوف نحاول سرد كل ما يخص الهيكل التنظيمي في هذا المقال.
إنضم لكوكب المعرفة مدرسة البيزنس على تليجرام
ما هي أهمية الهيكل التنظيمي؟
الهياكل التنظيمية لها أهمية كبيرة في مواكبة اوقات ومتطلبات المنظمات سريعة الخطي،فيما يلي سوف نتحدث عن فوائد الهياكل التنظيمية.
- تحصل على كفاءة تشغيل أفضل
حيث أن كفاءة التشغيل تساعد الأقسام المختلفة علي تحقيق أهدافها والقدرة على العمل بطريقة أسرع وتبسيط عملياتها وهذا من خلال ضمان تنظيم العمل في فرق وتوزيع المهام والمسؤوليات بشكل واضح.
- السرعة في اتخاذ القرارات
عندما يتم تحديد المسؤوليات بوضوح تكون التوقعات معروفة للجميع لذا لابد من أن يتحسن التواصل العام للمنظمة حتى يدرك الجميع من هو المسؤول عن هذا
كما يتيح التدفق الافضل للمعلومات للفرق المختلفة التواصل والتعاون وبالتالي تعزيز عملية صنع القرار
- تحسين الأداء
يجب على كل الموظفين بذل أفضل ما لديهم من أداء حيث تعمل الفرق المنظمة على تمكين حلقات التغذية الراجعة ومراجعة الأداء وعندما يحصل كل شخص على توجيه مناسب فإنهم يدفعون أنفسهم لأداء أفضل كما أن زيادة الحوافز سواء كانت مادية أو معنوية تحسن الإنتاجية.
- التقليل من تضارب الموظفين
عند عدم وجود مسؤوليات متداخلة للموظفين وعندما يكون عمل الفرق المختلفة بشكل مستقل ما لم يكن مطلوب التعاون هذا كله يساعد الموظفين على تحقيق أهداف المنظمة والتقليل من النزاعات في مكان العمل.
- إزالة الازدواجية في العمل
من المعروف أن تلغي احتمالية تداخل المسؤوليات وازدواجية الأنشطة في وجود الهيكل التنظيمي حيث أن دور كل فرد محدد بوضوح والفرق مقسمة حسب المهارات.
مما يجعل من المستحيل أن يعمل شخصين على الشيء ذاته أي أن كل شخص يهتم بالمهام المفروضة عليه.
ماهي أنواع الهياكل التنظيمية؟
تتعدد أنواع الهيكل التنظيمى للشركة حيث منها:-
-
الهيكل البيروقراطي
الهياكل البيروقراطية تحافظ على نمط تسلسلي هرمي صارم بما يتعلق بإدارة الناس وهناك ثلاثة أنواع من الهياكل البيروقراطية ومنها:-
- هياكل ماقبل البيروقراطية
وهذا النوع من المنظمات يفتقر إلى المعايير وعادة هذا النوع من الهيكليات يمكن ملاحظة على نطاق ضيق في المنظمات أو المؤسسات حديثة النشأة وعادة ما تكون الهيكلية مركزية وهناك شخص واحد فقط صانع القرار في المؤسسة.
- الهياكل البيروقراطية
هذه الهياكل لديها درجة معينة من التشابه فيما بينها حتى لو اختلفت أنماط المنظمات وعندما تنمو المنظمات وتصبح أكبر حجما وتعقيدا يطلب من الهياكل البيروقراطية إدارة العمل هذه الهياكل هي مناسبة تماما للمنظمات ذات التسلسلات الهرمية الطويلة.
- الهياكل مابعد البيروقراطية
المنظمات التي تتبع نمط الهياكل مابعد البيروقراطية لا تزال تمارس نمط التسلسلات الهرمية الصارمة ولكنها تكون أكثر انفتاحا للأفكار الأكثر حداثة وقد يتبعون تقنيات مثل إدارة الجودة الشاملة وإدارة بيئة العمل.
2-التنظيم الوظيفي الكلاسيكي
وهو عبارة عن تسلسل هرمي يكون الموظف فئة رئيس واحد محدد ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب التخصصات مثل إدارة المشاريع وإدارة المعلومات والمالية والتخطيط والتسويق والموارد البشرية والمحاسبة وهذا التقسيم يكون على المستوى العلوي.
ويمكن تقسيم التخصصات مرة أخري إلي مجموعة فرعية في وحدات وظيفية مركزة ويقوم كل قسم في التنظيم الوظيفي بأعمال المشروع المنصوص عليه بصورة مستقلة عن الاقسام الأخرى.
3-التنظيم القائم على المشروعات
وهو على النقيض من التنظيم الوظيفي وفي التنظيم القائم على المشروعات يتم حصر أعضاء فريق العمل في موقع واحد ويتم تسخير أغلب موارد المنظمة في أعمال المشروع ويتوفر لدى مديري المشروعات قدر كبير من السلطة والاستقلالية وكثيرا ما تتم الاستعانة بأساليب التعاون الافتراضية لتحقيق الفوائد الحاصلة من فرق المحصورة في موقع واحد.
وتشتمل التنظيمات القائمة على المشروعات علي وحدات تنظيمية تسمى الاقسام ولكن قد تخضع أو توفر خدمات دعم للمشروعات المتنوعة.
إقرأ أيضا: كيفية تخطيط العمالة بطريقة تضمن نجاح العمل
ماهي خطوات اعداد هيكل عملي؟
هناك عدة خطوات لإعداد الهيكل التنظيمي للشركة ومنها:-
الخطوة الأولى:- تحديد الخطط والسياسات والوقوف على الأهداف
الخطط تملي على المنظمة الغاية والأهداف التي يجب أن تسعى لإنجازها وأهداف الوحدة هي التي تحدد ما إذا كان سيتم إنشاء إدارات جديدة أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة وهنا يجب توضيح أن في حالة إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات يتم مراجعة الاختصاصات الخاصة بالإدارة أو الوحدة التنظيمية وفقا للهدف المنوط بتحقيقه والتأكد من قدرتها علي هذا الهدف الجزئي.
كما من الممكن إلغاء بعض التقسيمات التنظيمية أو إنشاء علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرار وهنا يجب التنويه أن إنشاء أي علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات تنتج أما من استحداث تقسيمات تنظيمية جديدة أو نقل تبعية بعض التقسيمات أو إعادة تقييم لمستوى معين أو إلغاؤه والتنظيم هو الذي سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات.
الخطوة الثانية:-تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الهدف
و لإتمام هذه الخطوة فإنه يجب الإجابة على السؤال الخاص ما هي الأنشطة الضرورية وعادة يطلق عليها الأنشطة الحاكمة أو الرئيسية ولتحقيق هذا يجب إعداد الأنشطة بناء على الأهداف الخاصة بالوحدة والتي يتم تحديدها على قرار إنشاء الوحدة من خلال قرار وزاري.
وعلي أن يتم تحديد الأنشطة الضرورية وفقا للترتيب التكراري الخاص بها بدأ من الأنشطة ذات الطبيعة المتكررة وانتهاء بالأنشطة التي يتم إنجازها مرة واحدة وفي هذا الخطوة يجب أن يتم الآتي:-
- فحص الأنشطة
في هذه الخطوة يتم فحص الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف الوحدة والوقوف على طبيعتها ما إذا كانت أنشطة رئيسية للوحدة سواء كانت مالية أو إدارية أو تسويقية.
وهذا الأنشطة تحدد نوعية الوظائف التي سترسم الهيكل الوظيفي للوحدة فيما بعد.
- تجميع الأنشطة
يتم تجميع الأنشطة المتشابهة معا وبشكل متجانس في وحدات بناء مستقلة.
- ربط وحدات البناء
في هذه الوحدة يتم ربط وحدات البناء المحددة للهيكل وبشكل متجانس من خلال قنوات اتصال تساعد على تحقيق هدف الوحدة.
الخطوة الثالثة:-تحديد الأنشطة المعاونة أو المساعدة الأزمة للوحدة التنظيمية
في هذه الأنشطة يتم تحديد الأنشطة المعاونة سواء كانت استشارية أو فنية أو كلاهما والأنشطة الاستشارية هي الأنشطة التي تبعد عن خط السلطة و تقتصر وظيفتها على تقديم المقترحات الفنية والاستشارات في مجال عمل الوحدة أو تقديم الخدمات المعاونة إلى التقسيمات التنظيمية الرئيسية في الوحدة.
الخطوة الرابعة:-السلطات وتفويض العمل
أن وجود عدد من المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي يتطلب بالضرورة تفويض كل مستوى من المستويات التابعة ببعض الصلاحيات لتحقيق مستوى أداء جيد والمقصود بالصلاحيات هي السلطات وذلك لتخفيف العبء على متخذي القرار في الوحدة حيث أن المقصود بالتفويض هو أن يعهد مستوى إداري أعلى ببعض السلطات إلى مستوى إداري أدنى منه لممارسة العمل.
الخطوة الخامسة:-تصميم مستويات العلاقات
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والافقية في التنظيم ككل.
في هذه المرحلة سيتم التحدث عن أهم المبادئ التنظيمية الواجب مراعاتها عند إعداد الهيكل التنظيمي وهي:-
- مبدأ وحدة الأمر
من مبادئ التنظيم الهامة مبدأ وحدة الأمر والمقصود بها ألا يتلقى المرؤوس أوامره الا من رئيس واحد فقط، مما يؤكد على سلامة هذا المبدأ وجودة بشكل فطري في الأسرة فنلاحظ أن رب الأسرة هو المسؤول عن اتخاذ القرارات المهمة.
ونعطي مثالا آخر في خلية النحل فلا تجد لخلية أكثر من ملكة.
- مبدأ نطاق الإشراف
نحن متفقين أن تقسيم أوجه النشاط بالمنظمة إلى تقسيمات تنظيمية كل تقسيم يضم مجموعة من الأنشطة المتجانسة ويسعى إلى تحقيق هدف جزئي من أهداف الوحدة وهذا يعني بالتبعية أن كل وحدة من هذه الوحدات تخضع لرئاسة مدير مسؤول ومدير المنظمة هو المشرف على مديري الإدارات الرئيسية.
- مبدأ وحدة الهدف
ومن المؤكد أن الخطوة الأولي في العملية التنظيمية هو الوقوف علي أهداف المنشأة المراد تحقيقها وهذا يدل علي أن التنظيم والتي هي أهداف المنشأة فأنه يجب أن نأخذ في اعتبارنا التالي:-
- تحديد هدف الوحدة الإدارية في هيكلها التنظيمي تحديد واضح وتجنب التداخل في الأهداف أو التخصصات.
- الوحدات الأخرى العاملة بذات المنشأة.
- تقسيم هدف الوحدة الرئيسي إلي مجموعة من الأهداف الجزئية والتي يتم ترجمتها في صورة أنشطة على وحدات البناء في الهيكل التنظيمي للشركة.
ماهو دور الهيكل التنظيمي في نجاح الشركة؟
يعد دور الهيكل التنظيمي في المؤسسات الاجتماعية أمر بالغ الأهمية لأنه يحدد مدي فعالية وكفاءة المؤسسة في تحقيق أهداف التأثير الاجتماعي.
ويمكن للهيكل التنظيمي المصمم جيدا أن يسهل التعاون والتواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق مما يمكنهم من العمل معا بفعالية لتحقيق الهدف المشترك المتمثل في إحداث تأثير اجتماعي ويمكن أن يساعد أيضا في ضمان تخصيص الموارد بشكل فعال وأن المؤسسة قادرة على التكيف مع التغيرات في البيئة الاجتماعية والاقتصادية ويمكن أن يساعد الهيكل التنظيمي الواضح والفعال في جذب الموظفين.
إقرأ أيضا: استراتيجيات تحسين القدرات التنظيمية للإرتقاء بمستوى الأعمال
وفي النهاية نستطيع أن نقول من أجل الحصول على الهيكل التنظيمي للشركة لابد أن تكون ملم بمبادئ الهياكل التنظيمية وتحديد كافة أنواع وأهم الخصائص المتعلقة بعملية الإدارة لها وفهم كافة القواعد الأساسية التي تسهم في فهم الهيكل التنظيمي والإداري فهو العمود الفقري لأي مؤسسة.
إنضم لكوكب المعرفة مدرسة البيزنس على تليجرام
