كيفية تحسين القدرات التنظيمية وأهميتها للعمل
كتبت: شيماء عبدالباقي
تمكن القدرات التنظيمية الشركات والمؤسسات من تعظيم وتحسين أداؤها، وإنجاز الأهداف التي تسعى لتحقيقها، لذلك نجد أن فرق البحث والتطوير والموارد البشرية تسعى من أجل البناء والمساعدة في بناء هذه القدرات.
إنضم لكوكب المعرفة مدرسة البيزنس على تليجرام
لذلك فإن كانت المهام التي تمتلكها ضعيفة، وتحول بينك وبين تحقيق الأهداف التي تخطط لها فأنت بلا شك ستحتاج إلى صقل مهاراتك التنظيمية.
ومن خلال الأسطر التالية سوف نتحدث بالتفصيل عن تحسين القدرات التنظيمية ومفهومها، وأهم الأمثلة عليها، فلنتابع سويا.
مفهوم القدرات التنظيمية
قدرات المنظمة هي عبارة عن مجموعة من الاستيراتيجيات والأصول الغير ملموسة والتي تسعى أي شركة إلى تحقيقها من أجل إنجاز العمل، هذا بالإضافة إلى تنفيذ استيراتيجية أعمالها، وإرضاء عملائها.
كما أنه لا يمكن أن تنشأ القدرات التنظيمية من خلال جهد واحد أو اتباع نموذج خارجي معين، حيث بدلا من ذلك، يتم الحصول عليها وتنقيحها داخليا من العديد من التفاعلات المتعددة.
وذلك لكي تكون خاصة بالمنظمة، هذا بالإضافة إلى أنه يمكن أن تشمل الخبرة أو الأنشطة أو المعلومات أو المهارات أو المعرفة أو الإجراءات أو العمليات أو التقنيات أو الأنظمة، أو الميزات التكيفية الفريدة.
أهم الأمثلة على القدرات التنظيمية
يوجد الكثير من الأمثلة على القدرات التنظيمية، وفيما يلي سنذكرها:-
-
الثقافة التنظيمية
حيث تساهم ثقافة الشركة التنظيمية من تمكين الموظفيين واشراكهم، هذا بالإضافة إلى أنها تدعم الكثير من الأهداف التنظيمية.
والتي تتمثل في دعم الثقافة التنمية، وتعمل على تشكيل هوية المنظمة، هذا بالإضافة إلى أن عقليات الموظفين تساهم بشكل كبير في العمل.
هذا بالإضافة إلى أنها تساهم بشكل كبير في تعزيز العمل الجماعي، ويشكل الكثير من التحالفات، كما أنه يسمح بالاتصال المتعدد الوظائف.
-
أداء القيادة
حيث يقوم قادة الأعمال بتمثيل الشركة بشكل جيد وفعال، ويقوموا بالهام الموظفين بأنه لابد أن توجد علامة تجارية واضحة.
لكي تمكن الشركة من التميز عن باقي المنافسين، كما أنه يتم تضمين مهارات القيادة في جميع أنحاء المنظمة، هذا بالإضافة إلى توفير فرص التعلم لجميع الموظفين.
إقرأ أيضا: بناء العلامة التجارية | كيف تصنع البراند الخاص بك بقوة؟
-
الوحدة الاستيراتيجية
تعتبر واحدة من أهم الأمثلة على القدرات التنظيمية، حيث أنه يتم تطبيقها في كافة أنحاء المنظمة، كما أنه يوجد استثمار مستمر من أجل الممارسات والإجراءات اللازمة لتطوير وتنفيذ الاستيراتيجية.
حيث يفهم في جميع أنحاء المنظمة باستمرار استيراتيجية العمل وسبب أهميتها، كما أنه يدرك الموظفين أن دورهم يدعم الاستيراتيجية، ويشعر الموظفون بأنهم مسمعون في المنظمة ويأخذ برأيهم .
-
رشاقة
حيث يجب أن تكون مرن ومتجاوب فيما يتعلق بالعديد من التغيرات الداخلية والخارجية التي يمكن أن تحدث في المؤسسة.
كما أن الموظفون الماهرون هم من يستطيعوا التكيف مع أي تغير، والقدرة على اتخاذ قرارات سريعة لا تعتمد على البيروقيراطية.
-
اتصال العملاء
حيث أن العلاقة مع العملاء التي تكون قائمة على الثقة والتركيز بشكل قوي معهم تكون هي الدعامة الأساسية، كما أنه يتم منح الأولوية للفرق المخصصة التي يكون لديها اتصال هادف مع العملاء.
كيف يمكن تحسين القدرات التنظيمية؟
يوجد الكثير من الطرق التي يمكن من خلال اتباعها تحسين المهارات التنظيمية، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
-
تنظيم الأفكار
تعد هذه التقطة واحدة من أهم طرق تحسين القدرات التنظيمية، ويكون ذلك من خلال كتابة قائمة بالمهام التي تريد تنفيذها على مدار اليوم، وتقوم بشطب كل مهمة تقوم بإنهائها.
وذلك لأن هذه الحركة رغم بساطتها إلا أنها ستساهم بشكل كبير تجنبك التوتر، كما أنه يمكنك كتابة قائمة أخرى ولكن تكون في طبيعتها غير التي قمت بكتابتها في المرة الأولى، حيث أنها تشمل مجموعة من المهام التي ترغب في تنفيذها بشكل عام، وتحقيق الأهداف التي ترغب في تحقيقها.
-
تنظيم مكان العمل والسكن
يكون ذلك من خلال تنظيم مكان عملك ومكتبك، ولكن قبل القيام بذلك يمكنك شراء العديد من الصناديق والعلب، والحافظات التي تقوم فيها بحفظ الملفات، أو أي نوع آخر من العلب يمكن أن يحوي أغراضك.
ولكي تكون منظم أكثر حدد محتويات كل صندوق، وذلك من خلال كتابة المحتويات التي توجد في الصندوق.
هذا بالإضافة إلى أنه يجب عليك تحديد مكان في مكتبك للمهام التي قد انجزتها بالفعل، هذا بالإضافة إلى المهام التي لم تقم بتنفيذها بعد، كما يجب أن تتخلص من كل ما ليس أنت بحاجة إليه.
-
الحفاظ على الترتيب والنظام
هي من أهم طرق تحسين القدرات التنظيمية، حيث أنه بعد أن تقوم بترتيب كلا من المنزل ومكان العمل وحتى أفكارك لابد وأنك تقوم بالمحافظة على ما وصلت إليه.
وذلك من أجل الإنجاز في هذا الشأن، وذلك حتى لا تضطر في كل مرة إلى الكثير من الوقت لكي تتمكن من إعادة ترتيب كل شئ من حولك.
فعلى سبيل المثال يمكنك تخصيص عشر دقائق يوميا لكي تتأكد من أن كل شئ موجود بمكانه، هذا بالإضافة إلى أنه تحرص على ترتيب الأشياء الجديدة.
وربما يطرأ على ذهنك أن العشر دقائق ليست كافية من أجل القيام بهذا، ولكن هذا اعتقاد خاطئ، حيث أن ترتيب كل شئ أول بأول لن يستغرق منك وقت كبير.
كن حريص على أنه في كل مرة تقوم بإضافة غرض جديد في حياتك مثل ثياب أو كتاب أو أثاث تخلص من غرض قديم يوجد لديك بالمقابل.
هذا بالإضافة إلى أنه يمكنك الاستعانة بالتكنولوجيا واستخدام التطبيق الذي يناسبك من أجل ترتيب أولوياتك.
في نهاية ذكر أهم طرق تحسين القدرات التنظيمية يجب أن تضع في اعتبارك أنه إن لم تكن شخصا مرتبا فلا تحبط من ذلك حيث أن التنظيم مهارة يمكنك أن تكتسبها، وذلك من خلال التمارين والجد، والبدء في بعض الخطوات الفعلية لتحقيق ذلك.
ما اهمية المهارات التنظيمية؟
الحقيقة التي يجهلها الكثير من الناس سواء في الحياة العملية أو المهنية أن المهارات التنظيمية تؤثر بشكل كبير في حياة كل شخص.
لكي تتأكد من ذلك فقط عليك أن تلاحظ مستوى انتاجيتك عندما تعمل في مكان تسوده الفوضى، وباقي الأطعمة السريعة.
حيث أثبتت الكثير من الدراسات أنه كلما زادت كمية المشتتات التي توجد حول الشخص وهو يعمل كلما تعسر عقل عن اللاوعي، وأن ينجز بشكل سريع.
وهو ما يزيد من مستوى الضغط العصبي عند الإنسان، لذلك عليك الاهتمام ببعض الأمور التي تزيد من قدراتك التنظيمية.
إقرأ أيضا: مهارات اتخاذ القرارات .. هذا ما يجب أن تتعلمه من أجل تحديد مصيرك
نصائح لتحسين مهارات التنظيم لديك
يوجد مجموعة من النصائح التي يمكنك اتباعها من أجل تحسين القدرات التنظيمية الخاصة بك، وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
-
تخلص من الفوضى لتحسين الإنتاجية
حيث أنه في بعض الأوقات قد نشعر بالإرهاق عند القيام بمهمة التخلص من الفوضى، هذا بالإضافة إلى أنه نقدم الكثير من الأعذار عند عدم انجازها.
بل ندعي أيضا أنه لا يوجد لدينا الوقت الكافي للقيام بالكثير من المهام التي يجب علينا انجازها في وقت واحد.
والسبب الرئيسي في هذا الموضوع هو أننا لا نستطيع كسر حاجز الكسل الذي يوجد لدينا، والنظر إلى هذه المهمة على أنها ليست ذات أهمية.
-
اكتساب عادة التدريب على مهارات التنظيم
حيث أنه يمكن أن تكون المهارات التنظيمية الجيدة مفيدة جدا في الكثير من مجالات الحياة، بما في ذلك المهارات المهنية.
هذا بالإضافة إلى أنها تلعب دور محوري في زيادة الإنتاجية العامة للشخص، وكذلك قدرته على إدارة المشاريع بشكل فعال، هذا بالإضافة إلى أنها تؤثر على الذاكرة بشكل ايجابي، وتكسبك مهارة التذكر.
بالطبع فإن هذه المهارات لا يتم اكتسابها بين عشية وضحاها، حيث أنها تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد والممارسة، ولكن مع القليل من الوقت والتوجيه، وتوظيف الكثير من الأدوات المناسبة.
يمكن لأي شخص أن يتعلم بسهولة كيف يمكنه التوقف عن البحث عن الأشياء المفقودة، وكيف يمكن أن يصبح منظم.
-
تخلص من الملفات المحفوظة مسبقا
إذا كنت واحد من الأشخاص الذين يقولون يجب أن احتفظ بهذه الورقة ربما احتاج إليها في وقت قادم، ولكن هذا اعتقاد خاطئ.
حيث أنه يمكننا فقد أكثر من الأوراق التي نحملها والملفات، وربما أكثر من ذلك، ودون أن نشعر بالندم، حيث أن الاحتفاظ بالكثير من الملفات التي ليست لها أي أهمية يمكن أن يدفعك إلى اتخاذ الكثير من القرارات الغير صائبة في عملية التنظيم.
لذلك يجب عليك أن تتصفح كافة الملفات والأوراق التي تحتفظ بها، وتحديد ما هو مهم والاحتفاظ به، والتخلص من كل ما ليس مهم، حيث أن بإزالة هذه الأوراق والتخلص منها فإنك لا تجد نفسك تضيع وقتك في ترتيب فوضى عديمة الفائدة.
عزيزي القارئ بذلك نكون وصلنا إلى ختام مقالنا حول أهم طرق تحسين القدرات التنظيمية، وذلك من خلال ذكر مفهومها، وطرق تحسينها، وأهم النصائح التي تساعد في ذلك، وكيف يمكن تطوير هذه القدرات، وأخيرا أهميتها.
إنضم لكوكب المعرفة مدرسة البيزنس على تليجرام
