ما هي أنظمة وبرامج التوظيف؟

فوائد برامج التوظيف، وتحديد البرنامج الأنسب للشركة

كتبت: شيماء عبدالباقي

برامج التوظيف هي أنظمة رقمية يمكن أن تستخدمها الشركات في حالة احتياجها لموظفين، والذي يمكنها من الحصول على أفضل المواهب في وقت قصير وبدون جهد، وذلك بدلا من الطريقة اليدوية المرهقة التي كان يتم استخدامها في وقت سابق.

انضم لكوكب المعرفة

لذلك فإنه من الضروري لأي شركة استخدام هذه البرامج التي تمكنها من الحصول على أفضل المواهب، والاستفاده من العديد من مميزاتها، ومن خلال الأسطر التالية سوف نتحدث بالتفصيل عن برامج التوظيف، وكيف يمكن للشركات أن تستخدمها وتحقق أقصى استفاده منها، فلنتابع سويا.

مفهوم برنامج التوظيف

هو نظام مسؤول عن أتمتة عملية توظيف الموظفين بدءا من غعلان الشركة عن الوظائف الموجودة لديها وصولا إلى بدء التعامل مع الموظفين الجدد الذين تم تعيينهم، والذي يمكن من خلاله تتبع المرشحين للوظيفة، هذاب الإضافة إلى القدرة على التواصل معهم أيا كان حجمهم.

ومن الجدير بالذكر ان هذه الوظائف تساهم بشكل كبير الشركات على تحسين عملية التوظيف داخلها، وذلك لأنه يقوم بالكثير من المهام بمنتهى السرعة والدقة، والتي يتمثل أهمها في البحث عن أفضل المرشحين، والتواصل معهم طوال رحلة التوظيف.

وتتضمن برامج التوظيف ما يلي:-

البحث عن أفضل المرشحين على مواقع التواصل الاجتماعي
البحث عن أفضل السير الذاتية للموظفين الذين تتناسب سيرهم مع الوظائف المطلوبة داخل الشركة وذلك من خلال الانترنت.
يقوم أيضا برنامج التوظيف بتخزين السير الذاتية والاحتفاظ بها، واقتراح أفضلها للوظائف الحالية والمستقبلية.
تقوم أيضا برامج التوظيف بتتبع الطلب الذي يتم تقديمه، ومن ثم إجراء المقابلات.

ومن الجدير بالذكر وما يمكننا أن نستخلصه من برامج التوظيف هي أنها تهدف إلى تحسين عملية التوظيف داخل الشركة، وليس أن تقوم بدور مدير التوظيف، وإنما تعمل على مساعدتهم بدلا من الطرق اليدوية المرهقة والتي تحتاج إلى الكثير من الوقت.

فوائد استخدام برامج التوظيف للشركات

يوجد الكثير من الفوائد لبرامج التوظيف، والتي يمكن لأي شركة تحقيق أقصى استفادة منها، وذلك من خلال تعيين أفضل الكفاءات وبما يتناسب مع سياسة الشركة وثقافتها، وفيما يلي سنذكر أهم فوائد استخدام برنامج التوظيف للشركة:-

تسهيل عملية البحث عن أفضل المرشحين

تستطيع هذه البرامج من مساعدة مدير التوظيف على التعرف على أفضل الموظفين بشكل أفضل وذلك من حيث خبراته وانجازاته، ومن ثم القدرة على جذب أفضل المرشحين بكل سهولة.

القدرة على تصفية المرشحين

من اهم فوائد برامج التوظيف أنها تسهل التوصل ما بين المرشحين وأصحاب الأعمال أو مديرين التوظيف، ومن ثم التعرف عليهم بشكل أفضل وتقييم خبراتهم ومهاراتهم، وذلك من خلال منصات التواصل المهني والتي تساعد المؤسسة من الاضطلاع على انشطة المتقدمين على الشبكات الاجتماعية، وذلك من اجل التعرف على المواضيع التي يمكن ان تجذبهم.

توفير المال والوقت

من أهم فوائد استخدام هذه البرامج أنها تحتوي على الكثير من الأدوات والتي تعمل على توفير الوقت والجهد والمال، وهو الأمر الذي تبحث عنه أي شركة، حيث يمكن لقسم الموارد البشرية الاضطلاع على أفضل السير الذاتية، والقدرة على الوصول واختيار أفضل المرشحين بكل سرعة وسهولة.

تسويق المؤسسة بشكل أفضل

تساهم هذه البرامج في تعزيز الوجود المهني للشركات على مختلف مواقع التواصل الاجتماعي، وذلك من خلال انشاء حساب خاص بها على كل موقع وعدم الاكتفاء بالموقع الالكتروني الخاص بها، فالكثير من المرشحين يرغبون في التعرف على الشركة وثقافتها ومجالات العمل بها قبل التقدم للوظيفة.

كيف تعرف إذا كانت شركتك بحاجة إلى برنامج توظيف أم لا؟

يمكن لشركتك أن تكون بحاجة إلى استخدام برنامج توظيفي خاص بها، وذلك إذا توافرت بها مجموعة من النقاط، والتي سنذكرها فيما يلي:-

في حالة أن الشركة لا تعرف كيف يمكنها جذب المرشحين.
في حالة رغبة الشركة في جذب أفضل المرشحين.
إذا كانت الشركة تهدر الكثير من الوقت في عملية تعيين الموظفين.
إذا كانت الشركة تنفق الكثير من المال في عملية التوظيف.
في حالة الرغبة في تلقي الشكاوى من المرشحين حول كيفية الطريقة التي يمكن التقديم بها إلى الوظيفة، والتواصل مع الشركة.

فإذا توافرت واحدة أو أكثر من النقاط السابق ذكرها فاعلم جيدا أن شركتك بحاجة إلى استخدام أحد برامج التوظيف، وذلك من اجل مساعدتك في عملية التوظيف بشكل أكثر فعالية، حيث استخدامك لأحد الطرق التقليدية يهدر من الوقت والجهد والموارد البشرية.

كيف يمكن للشركة استخدام برنامج التوظيف الأفضل بالنسبة لها

يوجد مجموعة من الأدوات الأساسية التي يجب ان تكون متوافرة في برنامج التوظيف لكي تستطيع الشركة تحقيق أفضل استفاده منه، وذلك من اجل تعزيز القدرة على اختيار أفضل المرشحين، وفيما يلي سنذكر أهم وأفضل هذه الأدوات:-

نظام تتبع المتقدمين

ويعتبر هذا النظام واحد من أهم الأنظمة في إدارة المرشحين، وذلك لأنه يساهم بشكل فعال وكبير في جمع كافة المعلومات عن المرشح وتخزينها.

فعملية التوظيف من خلال هذا النظام تمكن الشركة من تتبع المرشحسن للوظيفة، هذا بالإضافة إلى القدرة على تحسين التعاون بين مختلف الادارات الخاصة بالتوظيف داخل الشركة، وهو ما يساعد على تقليل الجهد والوقت أثناء عمل هذه التحديثات على مستوى الشركة ككل.

الذكاء الاصطناعي

يساعد برنامج الذكاء الاصطناعي على تقليل الوقت والجهد الذي يتم أثناء عملية التوظيف، حيث يمكن من خلال الذكاء الاصطناعي فرز جميع طلبات المرشحين واختيار أفضلها بما يتناسب مع طبيعة عمل الشركة وثقافتها بمنتى السهولة واليسر.

ومن الجدير بالذكر يعتبر الذكاء الاصطناعي واحد من اهم وأفضل الوسائل التي تمنع عملية التحيز أثناء التوظيف.

نظام CrMS لإدارة علاقات المرشحين

يساهم هذا النظام في مساعدة الشركات على انشاء قاعدة مواهب مشتركة لجميع الوظائف الشاغرة لدى الشركة، وذلك من خلال مراجعة كافة التطبيقات التاريخية، هذا بالإضافة إلى القدرة على الوصول والتعرف على كافة المهارات التي يمتلكها كل مرشح.

هذا بالإضافة إلى أنه يتم انشاء قاعدة تحتوي على السير الذاتية لكافة الأشخاص الذين يمتلكون مهارات مختلفة يمكن أن تحتاج إليها الشركة في وقت لاحق، ويتم تعيينهم بها.

برامج المقابلات

وهذا البرنامج يقوم بمساعدة الشركات في اجراء المقابلات للمرشحين قبل أن يتم فحص طلباتهم، وهذا الأمر يقلل من التكاليف التي يمكن أن تتحملها الشركة أثناء عملية توظيف الموظفين، هذا بالإضافة إلى أنها تحسن من عملية اختيار الموظفين.

كيف يمكن للشركات استخدام برامج التوظيف والاستفادة منها؟

في البداية يجب تحديد الأهداف الخاصة بعملية التوظيف، والتعرف على أهم الأسباب التي تدفعك لاستخدام هذه البرامج، فربما تكون تحتاجها من اجل تقليل الوقت الخاص بالتعيين؟، أو أنك ترغب في الحصول على أفضل المرشحين، أو ترغب في تقليل دوران العمالة داخل شركتك، أو بما لأي سبب آخر.

لذلك فإن تحديد الهدف يعتبر واحد من أهم النقاط التي تساعدك في اختيار نظام التوظيف الذي يمكنك اللجوء إليه، وتحقيق أقصى استفادة من المميزات التي يوفرها.

ومن ثم يمكنك تحديد استراتيجيتك حول اهم الكلمات الرئيسية التي يمكن ان تستخدمها في البحث عن أفضل المرشحين، وذلك بناء على طبيعة عمل الشركة وثقافتها والأهداف التي قمت بتحديدها من قبل.

ومن الجدير بالذكر انه يجب عليك التاكد عند اختيار البرنامج المناسب أنك قمت بإعداده بشكل دقيق، ويرجع السبب في ذلك في أن البرنامج سيقوم بقبول أو رفض المرشحين بناء على هذه الاعدادات، ويمكن التأكد من ذلك من خلال اختبار البرنامج والتأكد من انه يستجيب إلى متطلباتك في المرشح أم انه يحتاج إلى بعض التحسينات.

ولكي تستطيع تحقيق أكبر استفادة من مميزات برامج التوظيف عليك اتباع الآتي:-

قم بانشاء إعلانات وظائف، وصفحات للوظائف وذلك لكي تظهر العلامة التجارية الخاصة بشركتك، وذلك لكي تتمكن من فحص المرشحين بنفسك، والوصول إلى أفضلهم.
قم بانشاء عملية توظيف تتناسب مع طبيعة عمل الشركة وثقافتها واحتياجاتها، هذا بالإضافة إلى تحديد عدد المقابلات، والطريقة التي ستقوم بها إجراء المقابلة.
البحث والوصول إلى أفضل الكلمات الترئيسية الخاصة بالبحث، والتي ستمكنك من الوصول إلى أفضل الكفاءات والمواهب التي تحتاجها مؤسستك.
وأخيرا عليك تقييم استيراتيجياتك بشكل مستمر، والعمل على تحسينها إذا تطلب الأمر منك ذلك.

في ختام مقالنا نستطيع القول بأن بأن برامج التوظيف تمكن أي شركة من العثور على أفضل المرشحين من بين عدد كبير من المواهب والخبرات والذين يتمتعوا بخبرات وكفاءات عالية وتتناسب مع احتياجات الشركة في أقل وقت ممكن، والذي يمكن أي شركة من تحقيق أفضل عائد.

[latest-selected-content limit=”5″ display=”title,excerpt” titletag=”strong” url=”yes” linktext=”إقرأ الموضوع كاملا” image=”full” elements=”3″ type=”post” status=”publish” dtag=”yes” orderby=”dateD” show_extra=”taxpos_category_before-title”]