مراحل إدارة المشروع خطوة بخطوة من البداية إلى النهاية

تعلم كيف تدير مشروعك بنجاح

خطوات أساسية لا غنى عنها في مراحل إدارة المشروع

كتبت: شيماء عبدالباقي

---

مراحل إدارة المشروع أصبحت في الوقت الحالي من المهام الصعبة، وذلك بسبب الكثير من التغيرات التي تحدث بشكل سريع، وأصبح من الضروري اتباع نهج منهحي وفعال لإدارة المشاريع.

وتتمثل أحد الركائز الأساسية لإدارة المشاريع الناجحة في فهم مراحل إدارة المشاريع المختلفة، والتي تتكون من إدارة المشروع بشكل عام والتي تتكون من خمس مراحل هم بدء المشروع، والتخطيط للمشروع، وتنفيذه، ومتابعته، وأخيرا إنهاء المشروع، وهي المرحلة التي تتضمن إغلاق المشروع، ومن خلال الأسطر التالية سوف نتحدث بالتفصيل عن هذا الموضوع، فلنتابع سويا.

انضم لكوكب المعرفة

ما هي مراحل إدارة المشروع

إدارة المشاريع هي عبارة عن بدء زتخطيط تنفيذ ومتابعة والإشراف على اتمام عمل الفريق من أجل تحقيق الأهداف من المشروع وتلبية معايير النجاح المحدد في المشروع، ويوجد خمس مراحل للمشروع لابد أن يمر بها لكي يضمن النجاح، وفيما يلي سنذكرها:-

• مرحلة بدء المشروع

وهي أولى مراحل إدارة المشروع، والتي تتمثل في تعريف المشروع وأهدافه، وتحديد أصحاب المصلحة وهم الأشخاص أو المجموعات الذين لهم هدف أو مصلحة من المشروع، بالإضافة إلى تطوير خطة المشروع، لمواجهة المخاطر التي يمكن التعرض لها، والحصول على الموافقات، ففي بعض الحالات تحتاج إلى الحصول على الموافقات من المنظمات المسؤولة.

• مرحلة التخطيط

وتتمثل هذه المرحلة في تحديد متطلبات المشروع وتحليلها وهي مجموعة الوظائف أو الخصائص التي يجب أن يلبيها المشروع، وتطوير خطة التنفيذ، وانشاء الجدول الزمني، والتي يتم فيها تحديد تاريخ البدء والانتهاء من كل مهمة أو هدف لابد من تحقيقه، هذا بالإضافة إلى تقدير الميزانية وتحديد الموارد.

• مرحلة التنفيذ

وهذه المرحلة تعتبر واحدة من مراحل إدارة المشروع الصعبة، وذلك لأنك تبدء بتطبيق ما قمت بالتخطيط له على أرض الواقع، فتقوم بتنفيذ المهام والأعمال وفقا للخطة التي تم تحديدها، وإدارة المواد التي يحتاج إليها المشروع والتي تتمثل في  الأشخاص، والمعدات، والمواد من أجل فعالية استخدامها، وكذلك مراقبة تقدم المشروع، وحل المشكلات.

• مرحلة المراقبة والتحكم

وهذه المرحلة من مراحل إدارة المشروع المهمة ففيها يتم مراقبة المشروع والتأكد من أنها تعمل وفقا للخطة الصحيحة، وتتبع المخاطر التي يمكن أن تحدث، واتخاذ مجموعة من الإجراءات التصحيحية عند الحاجة إلى ذلك،

• مرحلة الإغلاق

وفي هذه المرحلة يتم تسليم المشروع إلى أصحاب المصلحة، وإنهاء جميع الأعمال، وجمع الدروس المستفادة من المشروع، لذلك فإن مراحل إدارة المشروع وسيلة مهم اتباعها لضمان نجاح المشروع.

ما هو الهدف من كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع

بالطبع يوجد هدف لابد من تحقيقه في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع، وفيما يلي سنذكرها:-

• بدء المشروع

والهدف من هذه المرحلة هو تحديد المشروع وأهدافه، ومبررات تنفيذه، وكذلك تحديد أصحاب المصلحة والمخاطر والميزانية، هذا بالإضافة إلى الحصول على الموافقة على المشروع من أصحاب المصلحة.

• تخطيط المشروع

الهدف من هذه المرحلة هو تطوير خطة مفصلة من أجل كيفية تنفيذ المشروع، بما في ذلك الجدول الزمني والمهام والميزانية والمخاطر، وضمان أن الخطة التي تم وضعها للمشروع متوافقة مع أهداف المشروع.

• تنفيذ المشروع

والهدف من هذه المرحلة هي تنفيذ الخطة التي تم تطويرها في مرحلة التخطيط، وتنفيذ الخطة التي تم تطويرها في مرحلة التخطيط، وإدارة الموارد والاتصالات والمخاطر، هذا بالإضافة إلى ضمان سير المشروع وفقا للجدول الزمني، والميزانية والجودة.

• المراقبة والتحكم

والهدف الأساسي من هذه المرحلة هو مراقبة تقدم المشرع واتخاذ القرارات الإجراءات التصحيحة عند الحاجة، وضمان أن المشروع يلبي احتياجاته.

• إغلاق المشروع

والهف من هذه المرحلة هو انهاء المشروع بنجاح وتسليم التسليمات إلى أصحاب المصلحة، ومراجعة الدروس المستفادة من المشروع.

ومن الجدير بالذكر أنه من خلال اتباع الخمس مراحل لإدارة المشاريع يتمكن مديرين المشاريع من نجاج مشاريعهم.

---

إقرأ أيضا: أفكار رائعة لأحدث المشاريع التجارية المربحة

---

ما هي المهام الرئيسية التي يجب تنفيذها في كل مرحلة من مراحل المشروع المختلفة

يوجد العديد من المهام الرئيسية التي يجب على كل شخص تنفيذها، وفيما يل سنذكرها:-

• مرحلة بدء المشروع

وفي هذه المرحلة يتم تحديد الغرض الأساسي من المشروع وأهدافه، وتحديد أصحاب المصلحة، هذا بالإضافة إلى تطوير وثيقة تعريف المشروع.

• مرحلة تخطيط المشروع

وفي هذه المرحلة يجب تحديد الخطوات والإجراءات التي يجب اتباعها من أجل تنفيذ المشروع، وتطوير خطة المشروع التي تتضمن جدول زمني وميزانية وفريق عمل، وتحديد المخاطر وتطوير خطة إدارتها.

• مراقبة المشروع

ومن المهام الرئيسية التي يتم القيام بها في هذا المشروع هي مرحلة مراقبة تقدم المشروع، ومقارنة الأداء الفعلي للخطة، واتخاذ مجموعة من الإجراءات التصحيحية عند الحاجة إليها.

• مرحلة إغلاق المشروع

والمهام الرئيسية لهذه المرحلة أنهاء المشروع، وتسليم التسليمات النهائية، وتقييم المشروع ككل، لذلك فمن المهم أن تنفذ كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع مهامها بعناية شديدة، وذلك لضمان نجاح المشروع.

ما هي الأدوات التي يمكن استخدامها في كل مرحلة من مراحل إدارة المشاريع

يوجد مجموعة من الأدوات والتقنيات التي يمكن استخدامها في كل مرحلة من مراحل إدارة المشاريع، وفيما يلي سنذكرها:-

• مرحلة البدء

وفي هذه المرحلة يمكن استخدا مخطط جانت من أجل عرض طريقة المهام والمخطط الزمني لبدء وانهاء كل مهمة، كما يمكن استخدام تقنية pert من أجل تقييم المخاطر التي يمكن أن يتعرض لها المشروع، هذا بالإضافة إلى أنه يمكن استخدام أدوات التواصل من خلال الإنترنت.

• مرحلة التخطيط

ومن أبرز الأدوات التي يتم استخدامها في هذه المرحلة أدوات تقدير التكلفة مثل pert ، وأدوات إدارة الموارد مثل أدوات إدارة الوقت.

• مرحلة التنفيذ

مثل أدوات إدارة المهام والتي يمكن استخدامها لتتبع تقدم المهام، وأدوات التواصل مثل الاجتماعات، وأداوت إدارة المشاريع عبر الإنترنت، هذا بالإضافة إلى إدارة أدوات التتبع.

• مرحلة المراقبة

وتتمثل في أدوات إدارة المهام والتي يمكن استخدامها لتتبع تقدم المهام وتحديد المهام التي يمكن أن تكون متأخرة، بالإضافة إلى أدوات التقارير وهي أدوات التقارير المالية، والتي يمكن استخدامها من أجل انشاء تقارير تقدم عن المشروع وأداء فريق العمل.

• مرحلة الإغلاق

ومن أبرز الأدوات التي يمكن استخدامها في هذه المرحلة أدوات تسليم المشروع، مثل أدوات الموافقة، والتي يمكن استخدامها لجمع الموافقات الرسمية على المشروع.

ما هي التحديات التي يمكن أن تواجهها في كل مرحلة من مراحل إدارة المشاريع

مما لا شك فيه أنه يوجد مجموعة من التحديلت التي يمكن أن يتعرض لها أي شخص خلال تنفيذه لمشروعه، وفيما يلي سنذكر أبرز هذه التحديات:-

• مرحلة بدء المشروع

من أبرز التحديات التي تواجه هذه المرحلة عدم وضوح المتطلبات والتي يمكن أن تؤدي إلى مشكلات في جميع مراحل المشروع، بالإضافة إلى عدم وجود الدعم من أصحاب المصلحة، وحدوث تغيرات في بعض متطلبات المشروع.

• مرحلة تخطيط المشروع

وأهم تحديات هذه المرحلة عدم وجود خطة مشروع شاملة والتي يمكن أن تؤدي إلى صعوبة إدارة المشروع واتخاذ القرارات، هذا بالإضافة إلى التقديرات غير الدقيقة، وعدم إدارة المخاطر بشكل صحيح.

• مرحلة تنفيذ المشروع

وأهم تحديات هذه المرحلة تتمثل في عدم وجود تواصل فعال والذي يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم التوقعات والأهداف، وعدم وجود تنسيق بين أعضاء الفريق، وحدوث بعض التغيرات الغير متوقعة مثل الكوراث الطبيعية أو الاضطرابات السياسية.

• متابعة المشروع

عدم وجود مراقبة فعالة والتي يمكن أن تؤدي إلى عدم اكتشاف المشاكل في الوقت المناسب، بالإضافة إلى عدم وجود تقارير دقيقة يؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة بشأن الموضوع.

• مرحلة انهاء المشروع

ومن أهم تحديات هذه المشكلة عدم وجود تسليمات كاملة والتي يمكن أن تؤدي إلى عدم تحقيق أهداف المشروع، وعدم وجود دروس مستفادة يمكن أن يؤدي إلى تكرار نفس الأخطاء في المستقبل.

---

إقرأ أيضا: أسرار صناعة الاستيراتيجية الإعلامية اللازمة لنجاح مشروعاتك

---

ما هي أهم الاستعدادات لموجهة تحديات مراحل المشروع

يوجد بعض الاستعدادت المهمة لمواجهة أهم التحديات في مراحل إدارة المشروع، وفيما يلي سنذكرها:-

• تحديد التحديات المحتملة

من المهم أن تقوم بتحديد التحديات التي يمكن أن تواجهك في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع، ويمكن القيام بذلك من خلال إجراء تحليل للمخاطر ومراجعة الخبرات السابقة.

• تطوير خطط التعامل مع التحديات

بمجرد تحديد التحديات المحتملة  يجب تطوير خطط التعامل معها، ويجب أن تحدد هذه الخطط الإجراءات التي سيتم اتخاذها لتقليل تأثير التحديات.

• تنفيذ الخطط

من المهم أن يتم تنفيذ الخطط التي يتم تطويرها للتعامل مع التحديات، ويجب أن يتم ذلك بعناية ودقة من أجل ضمان فعاليتها.

• مراقبة وتحكم التحديات

يجب مراقبة التحديات بشكل مستمر، وذلك لضمان أنها لا تؤثر على المشروع إذا لزم الأمر، ويجب إجراء بعض التعديلات على الخطط للتعامل مع التحديات.

ما هي الاختلافات بين التقنيات المختلفة، والابتكار في المشروع؟

التقنيات هي مجموعة من الأساليب التي يمكن استخدامها من أجل تحقيق هدف معين، أو حل مشكلة معينة، ويجب أن تتضمن هذه الأساليب تقنيات جديدة ، أو بعض التقنيات الموجودة والتي تم تعديلها.

أما الابتكار في المشروع هو عملية انشاء شئ جديد أو تحسين شئ موجود بالفعل، ويمكن أن يكون الابتكار في المشروع تقنية جديدة أو منتج جديد أو خدمة جديدة، وتتمثل الاختلافات الرئيسية بين التقنيات المختلفة والابتكار في المشروع هي:-

• الهدف

نركز التقنيات المختلفة على تحقيق هدف أو حل مشكلة معينة، بينما يركز الابتكار في المشروع على انشاء شئ جديد أو تحسين شئ موجود بالفعل.

• المستوى

يمكن أن تكون التقنيات المختلفة تقنية جديدة أو تقنية موجودة بالفعل وتم تعديلها أو تحسينها، بينما الابتكار دائما يكون تقنية جديدة لم تستخدم من قبل.

• التأثير

يمكن أن يكون للتقنيات المختلفة تأثير كبير على طريقة عمل الأشياء، بينما يمكن أن يكون الابتكار في المشروع تأثير ثوري على طريقة عمل الأشياء.

ما هي أفضل الممارسات في إدارة المشاريع؟

يوجد مجموعة من الممارسات التي يجب تنفيذها والتي أثبتت مدى فعاليتها في تحقيق النجاح في إدارة المشاريع، وفيما يلي سنذكرها:-

• تحديد أهداف واضحة

يجب أن يكون لدى كل مشروع أهداف واضحة قابلة للقياس والتحقيق، وذات صلة ومحدودة زمنيا.

• التخطيط الشامل

يجب تطوير خطة مشروع شاملة، وتقوم بتحديد جميع الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.

• التواصل الفعال

يجب أن يكون التواصل بين جميع أصحاب المصلحة في المشروع فعالا، وواضحا.

• بناء فريق ماهر

يجب بناء فريق مشروع يتمتع بالمهارة والقدرات اللزمة لتحقيق أهداف المشروع.

• إدارة المخاطر الاستباقية

يجب تحديد وإدارة كافة المخاطر التي يمكن أن تؤثر على المشروع.

ما هي أهداف مرحلة التخطيط

يوجد العديد من الأهداف لهذه المرحلة، والتي منها:-

• تحديد الأهداف الاستيراتيجية

وهي مجموعة الأهداف طويلة المدى والتي تسعى المنظمة إلى تحقيقها.

• تحليل الوضع المالي

ويكون ذلك من خلال تحديد الفرص والتحديات، ونقاط القوة والصعف التي تواجهها المنظمة.

• وضع جدول زمني

وهو الإطار الزمني الذي يتم فيه تنفيذ الخطط.

ما هي أهداف مرحلة التنفيذ؟

بالطبع يوجد مجموعة من الأهداف التي يجب تحقيقها في مرحلة التنفيذ، والتي تتمثل في الآتي:-

• تحويل خطة المشروع إلى واقع ملموس.
• التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
• إدارة المخاطر والمشكلات التي قد تواجه المشروع.

ما هي أهداف مرحلة الرؤية؟

يوجد العديد من الأهداف التي يجب تحقيقها في مرحلة الرؤية وفيما يلي سنذكرها:-

• تحديد المشكلة أو الفرصة

وفيها يتم تحديد المشكلة أو الفرصة التي يسعى المشروع إلى تحقيقها.

• تحديد الأهداف

وهي مجموعة الأهداف التي يتم تحديدها والتي يسعى المشروع إلى تحقيقها.

• تحديد الجمهور المستهدف

عزيزي القارئ بذلك نكون وصلنا إلى ختام مقالنا حول مراحل إدارة المشروع، وأهم أهداف كل مرحلة، والتحديات التي تواجه كل مرحلة، وكيف يمكن الاستعداد لمواجهة هذه التحديات، والفرق بين كلا من الابتكار والتقنيات الجديدة في إدارة المشاريع، وأخيرا ما هي أهداف كلا من مرحلة النخطيط، والتنفيذ، والرؤية.

عزيزي القارئ سأكون سعيدة إذا تركت تعليقك حول ما قمت باستفادته من قراءة هذا المقال.

ولمعرفة المزيد عن مراحل إدارة المشروع يمكنك مشاهدة هذا الفيديو

 

إنضم لكوكب المعرفة  مجتمع التعلم الحديث