أهم القواعد الأساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
قوانين زيادة الإنتاجية وتنظيم الوقت مع شرح مبسط لكل قانون
كتبت: شيماء عبدالباقي
قوانين زيادة الإنتاجية، الكثير منا يمر بمرحلة في حياته يقوم فيها بتكملة الكثير من المهام التي كانت فيما مضى صعبة المنال، وفي مقابل ذلك تجد الكثير من الإغراءات التي تقدمها مواقع التواصل الاجتماعي، والألعاب التي يمكنك تحميلها على هاتفك.
هذا بالإضافة إلى الصخب المستمر الذي يوجد في مكاتب العمل، كل هذه الأمور تجعلك من السهل تصبح فريسة لعوامل التشتت والانقطاع عن العمل وإهدار الوقت في الكثير من الأحيان.
وهنا يأتي السؤال ماذا يمكننا أن نفعل بصدد هذا الأمر، وكيف نصبح منتجين في العمل، هذا هو ما سنجيبك عليه من خلال الأسطر التالية وذلك من خلال ذكر أهم قوانين زيادة الإنتاجية بالتفصيل فلنتابع سويا.
قوانين زيادة الإنتاجية
يوجد العديد من قوانين زيادة الإنتاجية، وفيما يلي سنذكر كل قانون على حده وأهم مايتضمنه، والتي منها:-
1- قانون باريتو قاعدة 20-80
يعتبر قانون باريتو واحد من أهم قوانين زيادة الإنتاجية التي يمكن تطبيقها في العمل والتي تساعدك على تحقيق وانجاز أهدافك.
قام باكتشافها الإيطالي فيلفريدو باريتو، وترجع حقيقة اكتشاف هذا القانون إلى أن عالم الاقتصاد الإيطالي باريتو وجد أن 80% من مساحة الأراضي الإيطالية يقوم بامتلاكها 20% من السكان، وذلك بعدما عثر أثناء تجوله بالحديقة على 20% من البازلاء والتي كانت تحتوي 80% من الحبوب.
وتم تسليط الضوء على هذه القاعدة في عام 1992 والإعلان عن النتائج من خلال تقرير أعدته أحد برامج التلفزيون في الأمم المتحدة الأمريكية والتي أظهرت أن 80% من الثروات في العالم يمتلكها 20% فقط من السكان، كما أعلنت الشركات الكبرى أن 80% من قيمة منتجاتها تذهب إلى 20% فقط من الزبائن.
هذا بالإضافة إلى أن شركة مايكرسوفت توصلت إلى أنه في حالة أنها قامت بإصلاح 20% من أبرز الأعطال التي يتم الإبلاغ عنها من قبل المستخدمين ستتمكن من التخلص من المشاكل التي توجد في برامجها بنسبة 80% .
ومن الواضح أن مبدأ باريتو يوجد في كل جانب من نواحي الحياة، وحين يتعلق الأمر بالإنتاجية سنجد أن 80% من النتائج التي يتم تحقيقها في العمل أو المذاكرة تكون بسبب قيامنا بـ 20% من الجهود التي نقوم ببذلها، ومن الذكاء أن نقوم بتحديد الأمور التي نقوم ببذلها بنسبة 20% فتحقق لنا تلك النتائج، وذلك لكي نحول كل جهودنا إلى هذه الأمور.
هذا بالإضافة إلى التخلص قدر المستطاع من الأمور التي لا تساهم في تحقيق النتائج، ولكن السؤال هنا كيف يمكننا الوصول إلى هذه الأمور، والإجابة تكمن في أن عليك تحقيق الأهداف التي ترغب في تحقيقها بشكل واضح.
فعلى سبيل المثال إذا كنت ترغب في الانتقال إلى منزل جديد فلن يفيدك في أي شئ أن تقوم بتحديد لون الجدران الخاصة بالمنزل، أو الأثاث الذي يمكنك شرائه، ولكن من الأفضل أن تقوم بتحديد عدد الغرف التي ترغب أن تكون متوفرة في المنزل الجديد، والموقع الذي ترغب فيه.
فمن الجدير بالذكر أن تحديد مثل هذه الأمور ستساعدك بشكل كبير وتستطيع استخدامها عند الذهاب إلى السمسار الخاص بالعقارات، هذا بالإضافة إلى أنه ستحصل على ما تريد في وقت أسرع.
ومن أهم الأمور التي ستساعدك على تحقيق زيادة الإنتاجية هو تحديد العناصر الأساسية بالنسبة لك والعناصر الثانوية، وهذا الأمر يعني تحقيق أجزاء من العمل الذي تقوم به كل يوم سيساهم بشكل كبير في تحقيق الهدف العام.
كذلك احرص على أن تتوقف عن التفكير وتبدأ في العمل، فالكثير من الناس يبدأوا يفكرو ويخططوا بشكل كبير في المشروعات التي يرغبوا في تنفيذها.
ولا شك في أن هذا الأمر ضروري، ولكن لو فكرت أن تعطي 80% من وقتك في إنتاج المحتوى و 20% منه في إعداد الخطط التي تنظم عملية الإنتاج سترى الكثير من النتائج الإيجابية.
اقرأ أيضا: طريقة الاحتفاط بالعملاء الحاليين… سر الصنعة في التسويق
2- قانون باركنسون
ينص قانون باركنسون على أنه من الأفضل توسيع العمل لكي يشغل كل الوقت المتاح من أجل إكماله وبذلك يكون ليس له حد، فمن الجدير بالذكر أنه في الستينيات صرح العديد من الباحثون أنه عندما يمنح الأشخاص الكثير من الوقت الإضافي.
من أجل إكمال العمل بشكل خاطئ فإن العمل يحتاج إلى وقت أكبر لكي ينتهي، لذلك نجد أن المقصود من قانون باركسون هو أنه ممنوع التسويف وتأجيل العمل.
ولكي تقوم بتحقيق ذلك وتنفيذه يمكنك تنفيذ أي مهمة من خلال تقسيمها إلى مجموعة من الأجزاء وتقسيم كل جزء لوقت معين يمكن إنجازه في هذه الفترة.
وبالتالي سيكون الأمر سهل وبسيط جدا، وتعتبر هذه القاعدة هي القاعدة الأفضل من أجل أولئك الذين برغبون في قضاء وقت كبير في تنفيذ الكثير من المهام.
ومن الجدير بالذكر أنه يمكن أن يكون الركود اليومي عبارة عن مشكلة بسيطة لا علاقة لها بالكسل أو سوء إدارة الوقت وتنظيمه، لذلك من المهم أن تقوم بتحدي نفسك من أجل إنجاز المهمة بشكل سريع وفي الموعد المحدد، ثم كافئ نفسك من خلال اثباتك لنفسك لتنفيذ المهمة المطلوبة منك قبل انتهاء الوقت المحدد لها.
اقرأ أيضا: قانون باركنسون _ القانون الأهم لإدارة الوقت
3- قانون كارلسون
وهو واحد من أهم قوانين زيادة الإنتاجية، يوضح لنا قانون كارلسون أنه عند مقطاعة أي عمل يتم تنفيذه لأي سبب من الأسباب فإنه بلا شك سيصبح أقل في الكفاءة والفعالية والجودة.
فعلى سبيل المثال إذا كان هناك أي مهمة يمكنك إنجازها في فترة زمنية من خلال 25: 30 دقيقة فإنك ستتمكن من تنفيذ هذه المهمة بكل كفاءة، ولكن عند تعرضك لأي تشتيت بلا شك سيكون العمل أقل جودة وكفاءة بالإضافة إلى إضاعة الوقت وعدم الانتباه.
ومن الجدير بالذكر أنه في نهاية الخمسينات من القرن العشرين قام البروفسور كارلسون بقياس ساعات العمل لمجموعة معينة من المدراء.
وتوصل إلى أنه كل 20 دقيقة يتم مقاطعة العمل لأي سبب من الأسباب، وهو الأمر الذي في النهاية يؤدي إلى تأخر الانتهاء من العمل في الوقت الذي تم تحديده، لذلك فإنه من الأفضل أن يتم الانتهاء من هذا السلوك والقضاء عليه.
ويوجد تقنية تسمى Pomodoro وهذه التقنية تتيح لك تقسيم المهام بحيث يمكن انجازها خلال 25 دقيقة ثم يتم بعدها أخذ قسط من الراحة لمدة 5 دقائق، من أهم مميزات هذه التقنية أنها تساعدك بشكل كبير في القضاء على أي أمر يشتت انتباهك.
اقرأ أيضا: أهم الأسرار التي تساعدك على كيفية إدراة الوقت
4- قانون أكل الضفدع
وهذا القانون يشير إلى أنه من المهم أن تبدأ بالصعب، ويرجع السبب في ذلك في أن البداية بالعمل الصعب ستقضي على التسويف.
هذا بالإضافة إلى أنه يساهم في تنفيذ العمل خلال فترة زمنية قصيرة، وهذه الفلسفة تعرف باسم أكل الضفدع، ومن الذكاء أن تبدأ يومك بأقصى سرعة.
من خلال إكمال المهام الصعبة التي يجب عليك تنفيذها خلال اليوم، وذلك لأن الشخص دائما ما يكون في كمال نشاطه وقوته في بداية يومه العملي.
5- قانون الانتاجية المتناقضة
وهذا القانون ينص على أن الانتاجية تتناسب بشكل عكسي مع ساعات العمل الطويلة، وتسمى هذه الظاهرة باسم حد الانتاجية السلبية.
فعلى سبيل المثال إذا كان يوجد شخص بامكانه أن يقوم بصنع زوج من الأحذية خلال ساعتين فإنه عند العمل لمدة 12 ساعة متواصلة لن يكون قادر على صنع 6 أزواج منها، ويرجع السبب في ذلك في أن الانتاجية تبدأ في الانخفاض.
لذلك فإنه من الأفضل أن يتم تقسيم العمل على أجزاء ويمكن تنفيذ كل جزء خلال 25 دقيقة ويتم بعدها أخذ قسط من الراحة قدره 5 دقائق.
اقرأ أيضا: كيفية الاستغلال الأمثل لفوائد ومميزات تيليجرام
6- قاعدة الخمس ثواني للتغلب على التسويف
وهذه القاعدة واحدة من أهم القواعد التي تساعد في تحقيق انتاحية أكبر في العمل والدراسة ويرجع السبب في ذلك إلى أن الكثير من الناس قاموا بانجاز الكثير من المهام من خلال اتباع هذه القاعدة.
وتنص هذه القاعدة على أنه في حالة العمل المستمر والتسويف أبدأ على الفور بالعد التنازلي من 5 إلى 1، وابدأ العد بصوت مرتفع مع الاستمرار في العمل.
وكن على يقين أن عجلة الثروة تكون مدفوعة بالعمل، ويرجع السبب في ذلك في أنه يوجد جزء من الدماغ يكون مسئول عن راحتنا ويتوقف بشكل تلقائي عند الانتهاء من العمل، بالإضافة إلى أنه يحثك على القيام باتخاذ بعض الخطوات الصحيحة.
كل هذه الأمور ستساهم بشكل كبير في أنك تقوم بانجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد لها، وذلك بداية من نهوضك من السرير في الوقت المحدد، إلى انهاء جميع المهام اليومية في وقتها.
7- الخريطة الذهنية
الخريطة العقلية أو الخريطة الذهنية هي وسيلة تستخدم في التعبير عن وجهات النظر الشخصية في عالم الأفكار والمخططات والأعمال بدلا من الاعتماد على اقتصار الكلمات فقط.
حيث يتم استخدام الألوان والصور في التعبير عن الأفكار، فهي تعتمد بشكل كبير على الذاكرة البصرية، توجد عدة فوائد لاستخدام الخرائط الذهنية من أهمها هو تحفيز الإبداع بالإضافة إلى الفعالية والتنظيم وتطوير المهارات وإمكانية عرض التفاصيل وأخيرا يؤدي كل ذلك بدوره إلى زيادة الإنتاجية في العمل.
فيما سبق قدمنا لكم أهم قوانين زيادة الانتاجية والتي منها قانون أكل الضفدع، وقانون باركنسون، وقاعدة الخمس ثواني للتغلب على التسويف، وقانون الانتاجية المتناقضة، وقانون كارلسون، الخرائط الذهنية، وأخيرا قانون باريتو قاعدة 80 إلى 20 .
