ما هو مخطط جانت؟
أهم مميزاته وعيوبه وكيفية تنفيذه
كتبت: شيماء عبدالباقي
مخطط جانت، تحتاج الخطة الإدارية لأي مشروع لكي تكون ناجحة إلى مخطط زمني يتم تحديده من أجل تحقيق الأهداف المرجوة من تأسيس المشروع، ويتم ذلك بناء على خطة واضحة ومحكمة.
لذلك من الطبيعي أن تحتاج كمدير مشروع إلى مجموعة من الأدوات والاستيراتيجيات التي تساعدتك في التخطيط والإدارة لتنفيذ مشروعك.
يمكن لمخطط جانت أن يحقق كل هذه الاحتياجات بمجرد البدء في أي مشروع، لذلك سوف نتعرف على المخطط بشكل تفصيلي مع ذكر مميزاته وعيوبه، وكيف يمكن استخدامه، من خلال الأسطر التالية، فلنتابع سويا.
مفهوم مخطط جانت
مخطط غانت هو عبارة عن أداة مهمة جدا ومعروفة، وسمي بهذا الاسم نسبة إلى المهندس الميكانيكي هنري جانت الذي قام بابتكاره.
يتم استخدام المخطط في إدارة المشاريع وتنفيذ الأنشطة التي يتم اقتران تنفيذها خلال فترة زمنية معينة، ومن الجدير بالذكر أنه في أغلب الأوقات يستعرض الجانب الأيسر من مخطط غانت الأنشطة التي لابد من تنفيذها، أما بالنسبة للجزء العلوي من المخطط فإنه يوضح الوقت اللازم والمناسب لتنفيذ هذه الأنشطة.
كما أن كل نشاط يكون له شريط معين، هذا الشريط يوضح تاريخ بداية النشاط، والتاريخ اللازم لتنفيذه، ولذلك فإن مخطط جانت يعتبر واحد من أهم الأدوات الفعالة في الرقابة على إدارة المشاريع.
باالإضافة إلى أنه يساعد ويساهم بشكل كبير في التخطيط لكافة المشاريع والجدولة لها، وذلك دون النظر إلى حجم المشروع، ويقوم المخطط الزمني بدور مميز من أجل تبسيط المشاريع المعقدة والتعامل معها بمنتهى البساطة.
يعتبر المخطط أيضا واحد من أكثر الأدوات الفعالة في تقسيم الأنشطة بشكل دقيق وذلك فيما يخص تواريخ البدء والانتهاء من تنفيذها بشكل دقيق.
هذا بالإضافة إلى أنه يقوم بتوضيح الأنشطة التي تم الانتهاء منها، وكذلك الأنشطة التي لم يتم الانتهاء منها، في كل مرحلة من مراحل اكتمال المشروع، ويفيد مخطط جانت بشكل كبير في حالة وجود فريق كبير للمشروع يحتاج إلى تنظيم.
اقرأ أيضا: أفكار رائعة لأحدث المشاريع التجارية المربحة
التطور الناريخي لمخطط غانت
تما ابتكار مخطط غانت عام 1910 م على يد مهندس الميكانيكا هنري غانت، كما أنه قام بتطويره في بداية القرن العشرين لكي يقوم بتنظيم المشاريع من خلال جداول.
وقد أشار هنري أن المخطط عبارة عن مخطط أفقي سيقوم بتوضيح تاريخ البدء للمشروع والانتهاء منه، وذلك من خلال شريط أفقي يتكون من جزء أيسر وهذا الجزء يقوم بتوضيح الأنشطة الواجب تنفيذها، أما بالنسبة للجزء العلوي فهو يوضح المدة الزمنية اللازمة للانتهاء من تنفيذ كل نشاط أو مهمة تخص المشروع.
كما أنه يشتمل على الكثير من المعلومات والتعليمات الواجب اتباعها، والفترة الزمنية بين كل نشاط وآخر، ويقوم باستخدام هذا المخطط مديرين المشاريع، وكذلك مديرين الإنتاج.
وبالرغم من أن المخطط نسب إلى غانت إلى أنه يوجد بعض الدلائل التي تشير إلى أن بداية هذه الفكرة كانت على يد المهندس البولندي كارول أداميكي في عام 1896 م.
ويرجع السبب في ذلك في أنه كان مهتم جدا بإدارة المشاريع، وتنظيم مهامها، أما بالنسبة لدور غانت في إنشاء المخطط وانسابه إليه فقد جاء بعد خطوة كارول بـ خمسة عشر عام.
لاقى الاختراع اهتمام كبير من قبل الدول الغربية، ويرجع السبب في ذلك إلى صعوبة إنشاء جداول المهام أكثر من مرة عند وجود مشكلة في منتصف الطريق.
اقرأ أيضا:- مشاريع صغيرة وأرباح كبيرة .. أفكار خارج الصندوق
خطوات التحضير لعمل مخطط جانت
يوجد مجموعة من الخطوات اللازم اتباعها من أجل تنفيذ مخطط جانت، وتتمثل هذه الخطوات في النقاط الآتية:-
الخطوة الأولى: تحديد متطلبات وهيكلة المشروع
قبل أن تقوم بالبدء في كيفية تنفيذ وإنهاء المشروع من الضروري أن تقوم بتحديد المهام التي يجب تحقيقها في النهاية من هذا المشروع.
والتي يمكن أن تجيب على الكثير من الأسئلة والتي منها، ما الذي يمكن أن يقدمه هذا المشروع، وما هي أهدافه، وما هي أهم الموارد التي يحتاجها المشروع من أجل أن يكتمل.
الخطوة الثانية: تحديد جميع المهام التي يحتاجها المشروع
يعتمد المخطط على معرفة كافة المهام والأنشطة الواجب تنفيذها من أجل أن يكتمل هذا المشروع وذلك وفقا مخطط زمني معين، لذلك عليك أن تقوم بتحديد كافة المتطلبات لجميع المهام وذلك من أجل إنهاء كل مهمة أو نشاط.
الخطوة الثالثة: ترتيب المهام بناء على تسلسل منطقي
تعتبر هذه الخطوة أهم خطوة، ويجب أن تكون قبل إنشاء المخطط الزمني للمشروع، وفيها يتم ترتيب تنفيذ المهام وفقا لتسلسل معين، فليس من البديهي أن تتم خطوة تعتمد بشكل رئيسي على نتائج الخطوة التي تسبقها دون أن يتم الإنهاء منها.
بالإضافة إلى أنه يجب عليك أن تضع في اعتبارك الموارد البشرية التي تحتاجها كل مهمة، ويجب ألا يتم تنفيذ مهمتين مختلفتين في نفس الوقت وتكون تحتاج إلى نفس الشخص.
الخطوة الرابعة: تحديد الأشخاص العالمة على المهام
وفيها يجب أن تكون حريص على اختيار الشخص المناسب لكل مهمة حسب كفاءته، حتى يمكنك الحفاظ قدر الإمكان على تنفيذها في الوقت المطلوب، وبالجودة والكفاءة المطلوبة، لذلك يجب عليك الاهتمام بأن تتوافر المهارات المطلوبة في الشخص المسئول عنها.
الخطوة الخامسة: وضع المهام في إطار زمني
من المهم أن تتناول كل مهمة على حده ووفق توقيت زمني معين من أجل إنهائها، وهو الأمر الذي يعتمد على الجهود التي يتم بذلها من قبل الأعضاء العاملين عليها.
لذلك عليك أن تختار تاريخ بداية ونهاية لكل مهمة يجب تنفيذها، ويجب أن تكون مرنا في تقديراتك لتنفيذ هذه المهمة، وأن تقوم بتحديد تاريخ انتهاء المهمة بعد مرور يوم أو اثنين من تقديرك لها.
ومن الجدير بالذكر أنه التأخير في تنفيذ أي مهمة من مهام المشروع لا يعني فشل المخطط، بل عليك الاستمرار وذلك من خلال الالتزام بالخطة التي قمت بوضعها حتى مع وجود بعض التأخيرات التي يكون تم الإعداد لها بشكل مسبق.
اقرأ أيضا: تعلم كيف تربح من رفع الملفات؟ هذه المواقع تعطيك دخل حقيقي
كيفية استخدام مخطط غانت
لكي تقوم باستخدام مخطط جانت في أي مشروع لابد أن تمر بعدة مراحل وخطوات، وفيما يلي سنذكرها:-
1- تحديد جدول المهام والأنشطة التي تخص المشروع
في أي مشروع من الأفضل أن يتم تقسيم المهام إلى عدة أجزاء صغيرة، لكي يتم التحكم فيها وتنفيذها بسهولة، كما تكون إدارتها أمرا سهل.
يرجع السبب في ذلك في أنه يوجد العديد من المهام الفرعية التي تتفرع من مهام رئيسية، وفي هذه الخطوة من هذا المخطط يتم تحديد الفترة الزمنية اللازمة لبدء وانتهاء النشاط أو المهمة لكي يتم تنفيذها.
2- توزيع الأدوار والمهام والمسؤليات على الأفراد
يتم في هذه المرحلة توزيع المهام المختلفة لكي يتم تنفيذ المشروع على الأفراد المسؤلين والقائمين عليه، بالإضافة إلى أنه يتم تقسيم الموارد اللازمة والمتوفرة من أجل تنفيذ العمل.
3- فرض الرقابة على المشروع
تعد هذه الخطوة مهمة في معرفة مدى التزام الأشخاص والأفراد في تنفيذ المهام التي تم توكيلها لهم ، والتأكد من اتمامها في الوقت المحدد لها من عدمه، هذا بالإضافة إلى التعرف على أسباب التأخر في حالة عدم تنفيذ المهمة في الوقت المحدد لها.
4- تحديد وإبراز المهمة
تعتبر الأحداث المهمة في حياة أي مشروع بمثابة لحظات حاسمة من أجل تحديد سير خطة العمل أو المشروع، وعلى الأغلب تكون من خلال إنجازات لابد من تحقيقها في الوقت المناسب والتي لا يمكن تأجيلها لأي سبب من الأسباب.
5- استكشاف المشكلات والابلاغ عنها
مما لاشك فيه أنه من الضروري استكشاف الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء تنفيذ المشروع، والعمل على اخبار الجهات المسئولة عن هذه الأخطاء، وذلك من أجل العمل على إيجاد حلول لهذه المشاكل وإتمام تنفيذ المشروع في الوقت المحدد له.
ومن الجدير بالذكر أن مخطط جانت يمكن استخدامه من أجل التعرف على المسار المنحرف من خلاله، والكشف عن المهام التي يمكنها أن تعيق حركة تنفيذ هذه المشروعات.
مميزات مخطط غانت
يوجد العديد من مميزات المخطط وفيما يلي سنذكر أبرزها:-
يوفر نظرة شاملة للمشروع
من أهم مميزات ابتكار غانت أنه يمكن أي شخص سواء كان عاملا عاديا في المشروع أو المدير نفسه من فهم ماهية المشروع، والمخطط الزمني لتنفيذه، هذا بالإضافة إلى أنه يجعلك قادر على فهم المشروع بشكل قوي وادراكك لسير خطة العمل بشكل واضح ودقيق.
1- يحسن الكفاءة ويساعد في إدارة الموارد
من أهم مميزات هذا الاختراع أنه يساعد بشكل فعال وقوي كلا من المدراء والعاملين في تحقيق أقصى استفادة من وقتهم، بالإضافة إلى أنه يساهم بشكل فعال في استخدام الموارد المتاحة للمشروع بأفضل الطرق وأنسبها، وذلك لأنه يتم تعيين جدول زمني واقعي من أجل أن يراعي الموارد والعاملين.
كما أنه يساعد في تنصيب الأفراد المناسبين للمهام المناسبة دون غيرهم بناء على قدراتهم، ويساعد العاملين في المشروع على دراسة المهام المختلفة له بشكل دقيق لتحديد كيفية إنجازها قبل أن تواجههم أي عقوبات أثناء التنفيذ.
2- يوفر تتبع سير العمل
تصبح مراقبة خطة سير العمل من خلال اختراع جانت أسهل بكثير من ذي قبل، بالإضافة إلى أنه يوضح المشكلات التي يمكن أن تحدث في المشروع، وهو الأمر الذي يساعد على إيجاد الحلول بشكل سريع من أجل تفادي حدوث هذه المشاكل.
3- يوضح المهام المتداخلة والاعتمادية
يمكن المخطط مديرين المشروع من المهام التي يمكن أن تتداخل في الوقت أثناء تنفيذها، بالإضافة إلى أنه يوضح كيف يمكن أن مهمة معينة تعتمد نهايتها على بداية المهمة التي تليها، كما أنه يوضح لك المهام التي ترتبط ببعضها، وذلك من أجل اتمامها دون أن يحدث بها أي تأخير.
3- يعزز من الانتاجية
يساعد المخطط بشكل كبير على التركيز بشكل واضح على مهامك من أجل تنفيذها، لذلك فهي تعزز من قيمة المساءلة للجميع فيما يخص تنفيذهم للمهام الواجب تنفيذها وفقا لفترة زمنية معينة.
اقرأ أيضا:أسرار الربح من أمن المعلومات بطرق شرعية ومضمونة
عيوب مخطط جانت
على الرغم من أن مخطط جانت يوجد له الكثير من المميزات إلا أنه يوجد له بعض العيوب التي إن لم يتم وضعها في الحسبان ستحول بينك وبين نجاح المشروع:-
1- يكون معقد بالنسبة للمشاريع الكبيرة
على الرغم من سهولة استخدام مخطط جانت إلا أنه في بعض الأحيان يكون معقد، وذلك عند استخدامه في حالة المشاريع الكبيرة.
بسبب ما يحتوي عليه من مهام رئيسية وفرعية كثيرة، وهو ما يجعله يفقد جزء من قيمته عندما يحدث هذا التعقيد، ويرجع السبب في ذلك في أنه يعرف بأنه سلس وسهل الاستخدام.
2- لا يقوم بتحديد المهام حسب الأولوية
يعمل مخطط جانت على تحديد المهام الخاصة بالمشروع خلال فترة زمنية تقريبية، ولكنه لا يقوم بتحديد المهام التي لها الأولوية في التنفيذ بالنسبة للمشروع، وهو الأمر الذي يجعل الموظفين غير مهتمين نحو توجيه جهودهم المبذولة إلى المهام الضرورية.
3- لا يوضح الموارد المطلوبة أو مقدار العمل
من الجدير بالذكر أن مخطط غانت يقوم بتوضيح الوقت اللازم لإنهاء كل مهمة من مهام المشروع دون أن يقوم بتحديد حجم المجهود اللازم لها أو الموارد التي يمكن أن تحتاجها.
في النهاية نكون قدمنا لكم كل ما يتعلق بمخطط جانت وذلك من خلال مفهومه، وأهم مميزاته والتي منها أنه يوفر نظرة شاملة للمشروع، بالإضافة إلى أنه يعزز من الإنتاجية، كما ذكرنا أهم العيوب والتي منها أنه لا يوضح الموارد المطلوبة ومقدار العمل، كما أنه يعتبر معقد بالنسبة للمشروعات الكبيرة.
