هل تعرف ما هو نظام تتبع المتقدمين

مفهومه، كيف يعمل، لماذا تقوم الشركات باستخدامه

كتبت: شيماء عبدالباقي

---

نظام تتبع المتقدمين يعتبر واحد من أهم الأنظمة التي يمكن لأي الشركة ان تقوم باستثمارها، وذلك من اجل مواكبة التغيير والطلب في الموارد البشرية.

انضم لكوكب المعرفة

فمن الجدير بالذكر أنه إذا كنت ترغب في جذب أفضل المواهب والكوادر وتوظيفها في مؤسستك، والقدرة على الحفاظ عليهم وفي نفس الوقت يوجد الكثير من التحديات التي تواجهك في مرحلة التأهيل والتوظيف، يمكنك الاعتماد على أنظمة مثل نظام تتبع المتقدمين من أجل الحصول على أفضل المرشحين.

ومن خلال الأسطر التالية سوف نتحدث بالتفصيل عن كل ما يتعلق بنظام تتبع المتقدمين ، والتعرف على كافة الأسباب التي يمكنها أن تدفع أي شركة إلى استخدامه من اجل تسهيل عملية التوظيف، فلا تفوت عزيزي القارئ قراءة هذا المقال عليك.

ما هو نظام تتبع المتقدمين

هو عبارة عن نظام يسهل من عملية التوظيف، ويكون ذلك من خلال استخدام هذا النظام الذكاء الآلي في فحص كافة المرشحين للعمل، واختيار الأفضل من بينهم والاكثر تأهيلا، وهذا الأمر بلا شك يوفر على الشركات ومديرين التوظيف الكثير من الوقت والجهد في فرز الموظفين بشكل يدوي واستبعاد غير المؤهلين منهم.

وبمعنى آخر فإن أنظمة تتبع المتقدمين تسهل على المسؤلين عن التوظيف في أي شركة الضغط الذي يقع عليهم في عملية التوظيف، وذلك بسبب استخدام هذه الأنطمة الكثير من التسهيلات في عملية التوظيف.

كيف تعمل أنظمة تتبع المتقدمين

تسمح هذه الأنظمة للمتقدمين للوظيفة التقدم بكل سهولة للوظيفة، وهو الامر الذي يجعل الشركات التي تستخدم هذا النظام الحصول على أكبر قدر ممكن من الموظفين، بالإضافة إلى تصنيفهم وفقا لقدراتهم ومهاراتهم بشكل تلقائي.

وذلك لأن الأنظمة الخاصة بتتبع المتقدمين تعتمد على أفضل التقنيات الحديثة، واستخدام أساليب الذكاء الاصطناعي في فحص السيرة الذاتية لكل مرشح يتقدم للالتحاق بالوظيفة، هذا بالإضافة إلى البحث عن الكلمات الرئيسية المطابقة، والعمل على تحليل البيانات من خلال بعض الخوارزميات التي تقوم باستخدامها.

لماذا من المهم على أي شركة استخدام أنظمة التتبع؟

مما لاشك فيه ان أي شركة ترغب في جذب وتوظيف أفضل المواهب والكفاءات من اجل توظيفها لديها، ويرجع السبب في ذلك في أن هذا الأمر يمثل تحدي كبير بالنسبة للكثير من الشركات خاصة تلك التي تقوم بتوظيف العاملين بشكل مستمر، والذي يكلفها الكثير من الوقت والجهد والمال دون ان تحصل على النتيجة المطلوبة.

لذلك نجد أن الشركات تلجأ إلى استخدام مثل هذه الأنظمة، وذلك لكي تساعدهم على :-

• القدرة على جذب المرشحين المؤهلين بكل سهولة

يوجد الكثير من المؤسسات التي لا تمتلك القدرة على التواصل مع أفضل النماذج الباحثين عن العمل، هذا بالإضافة إلى أنها تفتقر إلى وجود المهارات أو انشاء الشبكات التي يمكن ان تصلها إلى أكبر عدد ممكن من المرشحين المؤهلين.

لكن من الجدير بالذكر أنه يمكن لهذه الشركات استخدام أنظمة تتبع المتقدمين والتي تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتي تستهدف الباحثين عن العمل والذين يتمتعون بخبرات وكفاءات عالية.

• تعزيز الاحتفاظ بأمهر المرشحين

تعد مرحلة الاتصال المبدئي بالمرشح إلى حين الوقت الذي سيبدا فيه بالعمل من أصعب المراحل، والتي يمكن للشركة أن تفقد أفضل المرشحين خلالها بكل سهولة، ويكون ذلك بسبب ضعف او بطء الاستجابة لطلب قبول العمل.

ولكن من الجدير بالذكر أن هذا النظام يساعد المتقدمين على تتبع المؤسسات من أجل بناء رؤية بشكل أكبر من أجل دورة حياة مقدمي الطلب للاحتفاظ بهم.

• تحسين عملية التوظيف وخفض التكاليف

تساعد أنظمة التتبع الخاصة بالمتقدمين الشركات في خفض التكاليف التي كانت تقع على عاتقها أثناء عمليات التوظيف اليدوية والغير مجدية، ومن ثم ارتفاع التكلفة الخاصة بالتوظيف، والتي تخلق أفضل الفرص من اجل أتمتة العمليات اليدوية.

هذا بالإضافة إلى تحسين رؤية الموارد البشرية لدورة التوظيف، والعمل على زيادة فرص التواصل مع المرشحين، خلال فترة رحلتهم الوظيفية.

• تحسين فرص المنافسة

تستطيع الشركات التي تقوم باستخدام انظمة التتبع من تعزيز العلامة التجارية الخاصة بها، وذلك من خلال انتشارها بشكل كبير، والقدرة على وصولها إلى أفضل المرشحين الذين تحتاجهم.

• التحسين من عملية الأداء

من الجدير بالذكر ان الشركات التي تقوم باستخدام أساليب تتبع المتقدمين تمكنها من الحصول على أفضل المرشحين، والذين يكونوا قادرين على تحقيق زيادة الانتاجية، وقدرتها على الاحتفاظ بموظفيها.

أفضل النصائح التي تمكن اي شركة من اختيار النظام المناسب لها

يجب على أي شركة قبل أن تقوم باختيار نظام تتبع المتقدمين المناسب لها ان تقوم بتحديد بعض العوامل، وذلك من اجل تحديد أفضل الأدوات التي يمكن ان تساعدها في عملية التوظيف.

وفيما يلي سنقوم بذكر أهم هذه العوامل:-

• يجب على الشركة فهم المشكلة التي تحتاج إل حل

من البديهي ان الشركة يجب عليها أن تقوم بتحديد المشكلة التي ترغب في وجود حل لها، وذلك من أجل تحديد النظام الانسب لها.

فعلى سبيل المثال إذا كانت الشركة تعاني من مشكلة تحديد المواهب وأفضلها من اجل التوظيف فإنه يتعين عليها اختيار نظام التقدم الذي يقوم بأتمتتة التقيمات والمهارات التي يمتلكها كل مرشح، والتي تتم قبل عملية المقابلة، وذلك لأن هذه الأنظمة تعتمد على الذكاء الاصطناعي في انشاء ملفات تعريف قوية للمهرات التي يمتلكها المرشحين.

أما في حالة أن الشركة يوجد لديها مشكلة في التواصل مع المرشحين مشاركتهم في عملية التوظيف، فيمكنها ان تقوم باستخدام النظام الذي يعمل على توفير الكثير من نقاط الاتصال ومعايير التقدم، خلال رحلة المرشح.

• تطابق الاستثمار مع قدرات المؤسسة التنظيمية

قبل أن تقوم الشركة بأي تغيير في أي أدواتها لابد أن تنظر إلى قدراتها المادية، وهل هي قادرة على تحمل التكاليف بسبب التغيرات التي قد تحدث في الأدوات الجديدة.

هذا بالإضافة إلى أنه يجب عليها تحديد الميزانية الخاصة باعتماد أحد أنظمة تتبع المتقدمين، وتوقع العائد الذي يمكن تحقيقه من خلال هذا الاستثمار، والتكلفة والوقت الذي سيحتاجه.

• فهم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في شركتك

يجب أن تتفهم أي مؤسسة وأن تضع في اعتبارها ان نظام التتبع ليس حل جاهز، بل يجب عليها التأكد من انه يتوافر لديها الكثير من الوقت وموارد التكنولوجيا المعلومات، والتي يمكن ان يؤهلها إلى اعتماد تلك العملية، وذلك لان هذه البرامج تحتاج إلى التواصل والتفاعل مع البرامج الخارجية.

ومن الجدير بالذكر أن هذه البرامج تكون مهمة جدا في العمليات الخاصة بالتوظيف، ولكن لم يتم ادراجها في أي نظام من أنظمة تتبع المتقدمين، فعلى سبيل المثال الفحص الخاص بتعاطي المخدرات لم يتم ادراجه.

أهم 5 أسباب تدفعك لاتباع أحد أنظمة التتبع داخل مؤسستك

تعتبر انظمة تتبع المتقدمين واحدة من اهم الأدوات التي يمكن ان تساعد في تحقيق عملية توظيف أفضل، وذلك لعدة أسباب هي:-

• القدرة على التكييف السريع

احتياجات الموظفين تكون في تغيير باستمرار، ولذلك نجد ان أنظمة التتبع تقوم بتوفير المرونة والقابلية على التكيف بشكل سريع مع هذه التغيرات، وتلبيتها، وذلك لأنها تساعد أفضل المرشحين على التعامل بطريقة سلسة، بالإضافة إلى انه يوفر الدعم المباشر من خلال الروبورتات والإجابة على أهم الأسئلة الشائعة.

• التعزيز من تجربة المستخدم

يساعد نظام تتبع المتقدمين في تعزيز رحلة المرشحين خلال مرحلة التوظيف، والقدرة على تحسينها من خلال فرز المعلومات من السيرة الذاتية لكل مرشح بشكل تلقائي.

حيث يسهل هذا الأمر على المسؤليين عن عملية التوظيف الحصول على تجربة أكثر سهولة وذلك بدءا من نشر إعلان الوظيفة، وصولا إلى مرحلة التوظيف، وتعيين أفضل المرشحين.

• تعزيز الاستفادة من المواقع الاجتماعية

في الفترة الأخيرة أصبحت مواقع التواصل الاجتماعي باختلاف أنواعها ضرورية جدا في عملية التوظيف، وهذا ما تتبعه أنطمة التتبع، وذلك لكي تكون أكثر ترابط من خلال هذه الشبكات، والقدرة على تحديد أفضل المرشحين، بالإضافة إلى مساعدة الشركات على بناء علامة تجارية قوية خاصة بها.

• تحقق نظام بيئي متكامل قائم على السحابة

يعتمد هذا النظام على عدم حاجة الشركات إلى الصيانة أو الإدارة في المكان الخاص بالعمل، وهو الأمر الذي يمكن الشركة من التوسع وتحقيق الأمان بشكل أكبر مما كانت عليه.

هذا بالإضافة إلى القدرة على فهم أهم وأفضل الطرق التي تعزز من عملية التوظيف داخل المؤسسة.

• تحسين التنوع والشمول داخل الشركة

حيث يوجد الكثير من الأنظمة التي لديها الكثير من  الأنماط والأدوات الخاصة بالتوظيف ما يؤهلها إلى وجود أي تحيز خلال مرحلة التوظيف، والقضاء عليه تماما، وهو الأمر الذي سيحد من الشمولية والتنوع داخل المؤسسة.

بذلك نكون انتهينا من مقالنا وذكرنا كل ما هو متلعق بنظام تتبع المتقدمين، وذلك من خلال ذكر المفهوم، وكيف يعمل، وماهي الاسباب التي تدفع أي شركة إلى استخدام مثل هذه الأنظمة.

عزيزي القارئ نود أن تشاركنا برأيك حول استخدامك لأحد هذه الأنظمة في شركتك، وكيف كان مفيد بالنسبة لشركتك؟.