كيف يمكن عمل نظام للحضور والغياب؟
وأهميته في نجاح شركتك؟
كتبت: شيماء عبدالباقي
برنامج إدارة الحضور والغياب هو برنامج يمكن أي شركة من كيفية استخدام موظفيها لأوقاتهم داخل العمل، وذلك لكي يكون لديها نظرة ثاقبة حول كيفية عمل الشركة، والعمل على تحسين أداء الموظفين الذين من الممكن أن يحتاجوا إلى دعم.
فمن الجدير بالذكر أن هذه البرامج تمكن الشركة من متابعة الموظفين، ومعرفة الذين يقضون ساعات إضافية في العمل، ومعرفة الأشخاص الذين يقوموا بالتهرب من مسؤولياتهم.
ومن خلال الأسطر التالية سوف نلقي الضوء على برنامج إدارة الحضور والغياب وكيف يمكن للشركة أن تستخدمه لكي يساهم في نجاحها، بالتفصيل، فلنتابع سويا.
مفهوم برنامج إدارة الحضور والغياب
هو برنامج يمكن من خلاله تتبع الموظفين أثناء وقت العمل، وذلك من أجل حساب ساعات العمل والأيام التي يعمل بها كل موظف، هذا بالإضافة إلى التعرف على مقدار بدل الأجازات المتراكمة.
هذا بالإضافة إلى أنه من خلاله يمكن تتبع حالات الغياب فور حدوثه، وتحليله بالشكل الصحيح، واكتشاف السبب وراء هذا التغيب لكي تتمكن الشركة من التوصل إلى حل له في المستقبل.
وبمعنى آخر يمكن القول أن الإدارة الخاصة بالحضور تهتم بشكل مباشر وأساسي بالحاضرين، بينما تهتم إدارة الغياب بالمستقبل، وذلك من خلال تحليل الماضي والحاضر من أجل الاستفادة في المهام بشكل أفضل.
أهمية تطبيق برنامج إدارة الحضور والغياب في الشركات
تعتبر تلك البرامج جزء مهم من إدارة الموارد البشرية، وذلك لأنه أمر مهم بالنسبة لأي مؤسسة ترغب في النجاح وبناء علامة تجارية قوية لها، لذلك نجد العديد من المؤسسات أنها تقوم بالتركيز على الحضور والغياب دون النظر إلى أي شيء آخر.
وتستطيع الشركات من خلال تتبع برامج الحضور والغياب من متابعة مواردها البشرية، وإدارة حالات الغياب بشكل وطريقة أكثر كفاءة، كما يوجد العديد من الفوائد لاستخدام هذه البرامج، والتي يمكن استخلاصها فيما يلي:-
تحقيق الالتزام داخل المؤسسة
حيث أن وضع نظام للحضور والغياب في الشركة سيجعل الموظفين يمتثلون بشكل تلقائي أمام هذا النظام، ومن ثم تحقيق الالتزام بأوقات العمل.
برنامج عادل لجميع الموظفين
يعتبر هذا البرنامج واحد من أهم البرامج التي تحقق العدالة بين جميع الموظفين، وذلك لأنه من خلال استخدام هذه البرامج وتتبعها يستطيع الموظفون الحصول على رواتبهم بالكامل والحصول على ساعات العمل الإضافية دون حدوث أي خطأ.
هذا بالإضافة إلى أنه يوجد عدالة في الأجازات التي يمكنهم الحصول عليها، وهو الأمر الذي يتوفر به نظام عادل يمكن لكافة الموظفين التمتع به.
تحري الدقة والحد من الاحتيال
تستطيع هذه البرامج أن تحقق لأي شركة تتبع الموظفين بشكل دقيق، هذا بالإضافة إلى أنها تساعد على إدارة الموارد البشرية من أجل الحد من الاحتيال الذي يمكن أن يقوم به بعض العاملين.
مثل أن يقوم الموظف بأخذ قسط من الراحة أكثر من الوقت الذي يتم تحديده، أو ربما الحضور إلى العمل في وقت متأخر عن الموعد المحدد، أو التغيب عن العمل.
كيف يحقق برنامج إدارة الحضور والغياب النجاح في شركتك
يعتبر الحد من حالات التغيب والحضور بشكل منتظم للموظفين أمر مهم بالنسبة لكل شركة من أجل تحقيق النجاح، وذلك لأن فهم أهمية الحضور لكل موظف يعد بمثابة حجر الأساس لنجاح الحياة المهنية.
لذلك يجب على كل شركة أن تقوم بوضع البرامج المميزة التي تعمل على تشجيع الموظفين للحضور إلى العمل، والحرص على عدم التغيب بشكل مستمر.
فيمكن من خلال هذه البرامج اتباع بعض الخطوات التي تمكنك من تعزيز أداء الموظفين أثناء العمل، وتحقيق النجاح لشركتك، وبناء علامة تجارية قوية، وفيما يلي سنذكر هذه الخطوات:-
إنشاء سياسة حضور للموارد البشرية
من أهم مميزاته أنه يقوم بوضع السياسات والقواعد والإجراءات الخاصة بحضور الموظفين، هذا بالإضافة إلى أنه يقوم بتحفيزهم للحضور إلى العمل.
وتتبع الموظفين من خلال برامج التتبع التي تقوم بمراقبتهم، وتحديد ساعات العمل لكل موظف، والعمل على تحسين مشاركتهم في العمل عندما يكون هناك حاجة لذلك.
تحديد أنواع الغياب داخل بيئة العمل
من الضروري على أي شركة القيام بحصر نوع الغياب داخل بيئة العمل، وهل هذا الغياب بسبب مرضي، أو تأخير، أو بدون عذر، وهل تم الغياب دون علم إذن الإدراة من خلال تقديم طلب من قبل الموظف.
كل هذه الإجراءات سوف تساعد في تحقيق الالتزام داخل الشركة، وتحديد الإجراءات التي تتم بسبب التغيب المفرط، والحد من الغياب قدر المستطاع.
وضع إجراءات تأديبية عن أي تغيب أو تأخير
من أهم مميزات برامج الحضور والغياب أنها تقوم بتحديد الجزاءات والإجراءات التأديبية التي يتم تطبيقها على المشكلة في حالة وجود أي مشكلة معهم تتعلق بالحضور، هذا بالإضافة إلى أنها تقوم بمنح مكافآت ومزايا للموظفين الملتزمين بالعمل.
التواصل مع الموظفين من أجل تحقيق إدراة حضور ناجحة
لكي تتمكن الشركة من تحقيق النجاح من خلال هذا البرنامج لابد أن تقوم باخبار إدراة الموارد البشرية بهذه البرامج، وذلك لكي يكون جميع الأطراف داخل الشركة على دراية كاملة بسياسة الحضور والغياب.
استخدام برامج خاصة بتتبع الحضور والوقت
يمكن من خلال إدارة الحضور تتبع ساعات العمل الفعلية لكل موظف، هذا بالإضافة إلى حساب ساعات العمل الإضافية التي يقوم بها كل موظف، وذلك من أجل تتبع نشاط الموظفين بطريقة عادلة ومن ثم إنشاء الكشوفات الخاصة بدفع الرواتب للموظفين بكل سهولة، وهو الأمر الذي سيحسن من إنتاجية الشركة.
إقرأ أيضا: مصادر تمويل المشروعات الصغيرة
كيف يمكن بناء برنامج إدارة الحضور والغياب بشكل يساهم في نجاح الشركة
يوجد بعض الاستيراتيجيات التي من الممكن أن تساهم من خلال اتباعها في نجاح الشركة، وفيما يلي سنذكر هذه الطرق:-
القيام باستخدام برنامج آلي من أجل تتبع الحضور
إذا كنت ترغب في ضبط الوقت داخل شركتك وتحقيق أعلى إنتاجية لها يمكنك تحقيق ذلك من خلال استخدام برنامج آلي يقوم بتتبع الموظفين داخل الشركة.
حيث تقوم هذه البرامج بتسجيل آلي سريع للبيانات الخاصة بحضور الموظفين، ومعالجة الكثير من كشوفات المرتبات بكل دقة وفي أسرع وقت.
اعتماد نظام قائم على الويب
حيث أن برامج الويب تمكن الإدراة المسئولة عن الموارد البشرية بالتخلص من جداول البيانات والملفات التي توجد في شكل ورقي، حيث يقوم بتخزين كافة البيانات الخاصة بحضور وغياب الموظفين من العمل، وهذا الأمر سيوفر للشركة معلومات أدق في وقت أسرع، هذا بالإضافة إلى خفض التكاليف الإدارية للشركة.
توفير الخدمة الذاتية للموظف
تمكن برامج الحضور والغياب توفير الخدمة الذاتية للموارد البشرية، وذلك من خلال عملية التسجيل الخاصة بالدخول إلى العمل باستخدام برنامج مخصص لذلك.
وذلك دون الحاجة إلى وجود مكتب مختص بتسجيل حضور الموظفين، والذي من أهم سلبياته أنه يعمل على تعطيل خطة سير العمل.
هذا بالإضافة إلى أنه يمكن من خلال استخدام هذه البرامج أن يقوم الموظف بتقديم طلب على أجازة، وذلك دون الحاجة إلى تدخل الموارد البشرية، وكل هذه الأمور تعزز من خطة سير العمل داخل الشركة، وبالتالي تحقيق أعلى إنتاجية لها.
أهم النصائح التي تحافظ على حضور الموظفين داخل الشركة
يوجد الكثير من النصائح التي يمكن للشركات من خلال اتباعها الحفاظ على الحضور داخلها، وفيما يلي سنذكرها:-
- يجب على صاحب العمل أن يقوم بتوفير برنامج داخل العمل يحقق التوازن للموظف بين العمل وحياته الشخصية.
- يمكنك القيام بتحديد ساعات العمل التي يجب على الموظف تحقيقها، أو العمل عن بعد إن كانت طبيعة العمل تسمح بذلك.
- يجب على صاحب العمل التأكد من سياسة الحضور والغياب للموظفين داخل بيئة العمل تتوافق مع قانون العمل، وذلك لتجنب حدوث المشاكل في داخل الشركة.
في النهاية يمكننا القول أن برنامج إدارة الحضور والغياب يمكن الشركة من تتبع حركة الحضور والغياب للموظفين داخل الشركة، وذلك من أجل تحقيق أعلى إنتاجية للشركة، والتوصل إلى الموظفين المتغيبين بشكل مستمر واستبعادهم من العمل.
